Hjælp Terminer

Terminer og tidsfrister
Indhold af terminer
Redigering af terminer
Opkrævningskørsler

Terminer og tidsfrister

Terminer er det centrale modul for al "Service-bureau" fakturering samt stedet hvor regler for den automatiserede opkrævningsprocedure opsættes.

En forudsætning for at Foreningscentralen kan optræde som Servicebureau, er at Foreningscentralen er registreret som data-leverandør hos PBS.

Hvis foreningen selv ønsker at udføre eksempelvis Rykker-2 procedure som "Gør-det-selv" er dette stedet hvor arbejdsfordelingen imellem Foreningscentralen (FC) og foreningen specificeres.

Administrator har som den eneste ret til redigering af terminer, og kun bestyrelsen har læseret til indholdet.

Terminerne kan også omfatte supplerende opkrævninger, hvilket i PBS-terminologi vil sige opkrævninger med kort tidsfrist - og regninger på papir uanset om det enkelte medlem er tilmeldt PBS betaling eller ej. 

Takstblad med specifikation af de underliggende afgifter skal være til stede pr. opkrævningstermin.

I Servicebureau konceptet skal termin og underliggende afgifter/takster være på plads
- senest 7 dage før forfaldsdag for en supplerende opkrævning, og
- senest den 15. i måneden før en forfaldsdag i næstkommende måned for faste opkrævninger

I Gør-det-selv konceptet er tidsfristerne
- senest 3 dage før forfaldsdag for en supplerende opkrævning, og
- senest den 20. i måneden før en forfaldsdag i næstkommende måned for faste opkrævninger

Indhold af terminer

Datafelterne for terminer er vist i nedenstående skema.

Der kan maksimalt registeres 99 terminer, eller rettere: 
-  max. 99 records indeholdende oplysninger om de enkelte opkrævningsterminer

Opkrævningstidspunkter og frekvens
Hvis den pågældende termin er en ren 'Gør-det-selv', kan undlades at udfylde felterne Opkrævningstidspunkt og Frekvens, da disse oplysninger findes i dublerende udgaver i takstbladet, hvorfra 'Gør-det-selv' faktureringen foregår.

Det bedes bemærket at det ikke er muligt at anføre et årstal for opkrævningstidspunkt eller eksakt forfaldsdato med årsangivelse. Dette tilgodeser at administrator kan opstille en termins-regel 'en gang for alle, hvorefter det årlig kontingent prompte udfaktureres til forfald den 15. februar hvert år som eksempel.
Systemet finder selv ud af at justere forfaldsdato ind til nærmeste bankdag. Hvis den 15. feburar eksempelvis er en søndag, anvendes den 16. februar - og skulle den 15. februar være en lørdag, anvendes den 14. februar som forfaldsdag.

Specielt for Servicebureau-brugere!
Venligst anfør samme forfaldsmåned+dag for faste- og supplerende opkrævninger i samme måned.

Forfaldsdato for faste og supplerende opkrævninger skal være forskellige, når der i samme måned foretages både en fast og en supplerende kørsel - siger PBS.  Dette vil ske automatisk for Servicebureau-brugere - som derved sparer et startgebyr.

Arbejdsfordeling:
Når felter i arbejdsfordelingsskemaet er markerede med FC betyder dette, at Foreningscentralen skal udføre den pågældene opgave som servicebureau. Opgaven kunne eksempelvis være udfakturering af det faste årlige kontingent og efterfølgende automatisk at udfakturere første rykker.
Hvis foreningen ikke har foretaget en FC-markering for 2. rykker, betyder dette at foreningen selv gennemfører rykning af de medlemmer der stadig ikke har betalt det skyldige kontingent efter første rykning.
Dette eksempel er i øvrigt typisk.

D.v.s. at Foreningscentralen optræder som Servicebureau for 2 kørsler og foreningen optræder som 'Gør-det-selv' for den sidste rykker-kørsel. 

Forskellen imellem 'Gør-det-selv' eller 'Servicebureau' er fleksibel og alene bestemt af om FC er afmærket eller ej i Arbejdsfordelingsfeltet.

Det vil sige at en overvejende 'Servicebureau-bruger' uden problemer kan specificere og udskrive en supplerende 'Gør-det-selv' faktura.

Hvis en fast kørsel er markeret med FC og en supplerende kørsel i samme måned uden FC, gemmenføres begge kørsler automatisk som Servicebureau-kørsler.

Det bedes bemærket at Foreningscentralen er registret som data-leverandør hos PBS, når en forening har tilmeldt sig Servicebureau-konceptet, hvorfor 'Gør-det-selv' fakturering udført af en Servicebureu-bruger bliver sendt direkte til PBS gennem Foreningscentralen og at meddelelse om indbetalingerne ligeledes returneres direkte til Foreningscentralen - nøjagtig som i Servicebureau-konceptet - hvorfor der ikke vil være nogen økonomisk gevinst for Servicebureau-brugeren at udføre opgaver som  'Gør-det-selv".
Situationen kunne være at foreningen har passeret deadline for fast fakturering, men er inden for tidsfristen af 'Gør-det-selv' grænsen - eller at 2. rykker ønskes forsynet med en 'krads meddelelse' til de mere hårdnakkede skyldnere.


Supplerende kontra faste opkrævninger:
En supplerende opkrævning er en opkrævning der kan udfaktureres med kort tidsfrist, hvilket i PBS-terminologi vil sige at fakturaen udskrives som en papir-regning uanset om medlemmet måtte være tilmeldt PBS-betaling eller ej.

En supplerende opkrævning vil altid blive udfaktureret 'med kort tidsfrist' uanset om forfaldsdatoen måtte være i næstkommende måned.
En rykker vil altid blive udfaktureret som 'med kort tidsfrist'
En flytteopgørelse vil ligeledes blive udfaktureret 'med kort tidsfrist'.

Faste opkrævninger er derimod altid med 'lang tidsfrist', hvorfor termin for disse opkrævninger for Servicebureau opgaver, sammen med de underliggende takster/afgifter skal være på plads senest den 15. i måneden forud for forfaldsdagen i næstkommende måned. 
'Gør-det-selv' brugere har frist til den 20. i måneden eller 7 bankdage inden den pågældende måneds udløb (kan svinge imellem den 18. og den 22. i måneden).

Redigering af terminer

En opdatering udføres som følger:

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2. Tryk på  ">>"  ud for det terminen, og 2 nye felter, nemlig "Ret" og "Slet" kommer frem.

    a.   Ret måske betegnelsen og tryk så på "Ret"
    
    b.   Ønskes terminen slettet, trykkes på "Slet"

3. Oprettelse af en ny termin

    a.   Tryk på Knappen "Ny" eller "Nyt Termin" i øverste venstre hjørne af terminsoversigent
          - og en ny linie indsættes til sidst i terminerne med betegnelsen "Nyt termin"    
    
    b.   Ret betegnelsen, suppler øvrige oplysninger og tryk så på "Ret"
        

4.  Tryk så på Slut redigering og se resultatet.

Opkrævningskørsler

Faste kørsler:
For hver termin skal oprettes en record (= linie) pr. opkrævning i året.
D.v.s. at der skal oprettes 2 records for en halvårlig kontingentopkrævning, nemlig en for første halvår og en til for andet halvår.

I et vandværk med 4 aconto rater og en årsopgørelse, hvori aconto rate 1 udsendes samtidig med årsopgørelsen, skal oprettes en record af typen 'Fast+Aconto' og 3 records af typen 'Fast Aconto'.

I en boligforening med 10 månedlige opkrævninger, skal oprettes 10 records hvori opkrævningstidspunkt for de enkelte rater er specificerede.

Supplerende kørsler:
Ved 'Gør-det-selv' fakturering er det ikke nødvendigt at oprette en termins-record for en supplerende opkrævning, hvis overskriften 'Supplerende Opkrævning' kan akcepteres på PBS-fakturaen.

Forskellen imellem 'Gør-det-selv' eller 'Servicebureau' er iøvrigt fleksibel og alene bestemt af om FC er afmærket eller ej i Arbejdsfordelingsfeltet.

Det vil sige at en 'Servicebureau-bruger' uden problemer kan specificere og udskrive en supplerende 'Gør-det-selv' faktura.

Bortset fra ovenstående bemærkninger følges reglerne for faste kørsler med hensyn til princip for oprettelsen af records pr. termin, hvor dog 'Frekvens' nok overvejende vil være af typen 'Sporadisk' for en supplerende termin, da en supplende kørsel sjældent er planlagt.

Hvis FC er afmærket i arbejdsfordelingsfeltet for en supplerende opkrævning, udføres opgaven på 'Service-bureau vilkår' på det specificerede opkrævningstidspunkt.

Rykkerkørsler:
Rykker-1 og Rykker-2 terminerne skal kun registreres een gang hver især.
D.v.s at der oprettes en record med typen 'Rykker-1' og en record mere med typen 'Rykker-2'.
Frekvens = sporadisk, da der er tale om en supplerende opkrævning.
Rykkerkørslen gennemføres 2 uger efter forfaldsdato for faste afgifter, henholdsvis 2 uger efter forfaldsdato for Rykker-1 for opsamling af de sidste skyldnere.

Hvis der findes udestående forfaldne supplende opkrævninger, medtages disse i rykkerkørslen, hvor det pågældende medlem pålignes et rykker-gebyr for skyldig faste afgifter - og endnu et for skyldige supplerende afgifter - på hver sin regning.

Flytteopgørelser:
Der skal i princippet oprettes 12 records af typen Flytteopgørelse (eller Slutopgørelse), hvis et vandværk løbende ønsker udfakturering af flytteopgørelser.
Mindre kan også gøre det. Hvis vandværket eksempelvis foretager udfakturering af de faste afgifter kvartalsvist, kunne flytteopgørelserne samles sammen til forfald samtidig med de faste udfaktureringer, hvorefter startgebyret for udfakturering af flytteopgørelserne falder bort.
Der beregnes p.t. intet startgebyr i de tilfælde hvor der intet er at fakturere.

PBS afmeldinger og kundenummer ændringer:
De sidste 2 termintyper er specielt til PBS afmeldinger og ændringer af kundenumre til anvendelse forud for en opkrævning. Situationen kunne være at et nyt medlem ønskes at overtage et tidligere medlems medlemsnummer, hvorfor det tidligere medlems aftale med PBS ønskes frigjort ved en afmelding.
Selve afmeldingen oprettes under Opkrævning som en "supplerende afgift" og fremstilles med en Klargøring.
Det samme gælder en kundenummer ændring, hvortil der foruden en tilknytning som for afmeldinger tillige skal være markeret et faktor-felt indeholdende det nye kundenummer.

Betalingsdata og dokumentation:
Servicebureau-brugere vil efter hver gennemført opkrævningskørsl modtage et email fra Foreningscentralen indeholdene hovedtal og en detaljeret specifikation kørslen samtidig med at betalingsdata overføres til PBS for udfakturering.

Endvidere vil hovedtal være tilgængelig i feltet 'Sidste kørsel' pr. termin.

Anden hjælp

Generelt
Medlemmer
Takster
Betalinger
Målere
Finansbogføring
Hovedmenu