Hjælp Betalinger

Generelt om betalinger
Betalingsoversigten
Redigering af betalinger
Nets/PBS-betalinger 
Udskrift af betalingslister
Øvrige funktioner

Generelt om Betalinger

Betalingsoversigten er et vigtigt modul for "Gør-det-selv" betalingsregistrering, da dette er stedet hvor administrator kan foretage upload af en modtaget betalingsfil fra Nets/PBS og en efterfølgende automatiseret ajourføring af medlemmernes betalingsstatus.

For 'Servicebureau-brugere' er dette stedet hvor alternative betalings- eller opkrævnings-adresser kan specificeres.

Kun administrator kan foretage redigering af betalinger, og bestyrelsen har som de eneste læseret til indholdet af betalingsoversigten.

Betalingsoversigten

Betalingsoversigten består af 4 oversigter, nemlig

• En overordnet betalingsoversigt
• Liste over faste betalinger
• Liste over supplerende betalinger
• Liste over opkrævningsadresser

Den overordnede betalingsoversigt indeholder et sammendrag af faste- og supplerende betalinger samt de enkelte medlemmers opkrævningsadresser. Denne liste er tilgængelig for administrator samt bestyrelsen (læseret)

De øvrige lister dedikerede for administrator og tilgængelige efter aktivering af Redigering, hvor tillige menupunktet Nets/PBS-betalinger er en valgmulighed fra listen, der åbner sig midt i menu-panelet.

I nedenstående skema er beskrevet indholdet af den overordnede betalingsoversigt.

Redigering af betalinger

Nye/udgåede medlemmer:
Hvis behov for oprettelse af et nyt medlem eller slette et eksisterende medlem
- udfør da venligst dette via medlemslisten.

Opdateringer:
Se medlemslisten for vejledning i hvorledes rettelser foretages af medlemsinformation.
Metoden for at rette er ens for samtlige programmer.

Søgning og sortering:
Listerne kan sorteres efter samme retningslinier som medlemslisten.
Søgefunktionerne er også identiske.

                           -----

Her kommer så det der er anderledes for betalinger, nemlig de øvrige lister, som vælges fra menulisten synlig midt i menu-panelet efter aktivering af 'Redigering' 

• Faste betalinger
• Supplerende betalinger
• Opkrævningsadresser

- og der findes ingen SLET-knap!
- denne er erstattet at en BETALT-knap.

Betalingslisterne:
Hvis BETALT-knappen aktiveres, bliver status for samtlige skyldige beløb for det pågældende medlem markerede som betalte!

Hvis BETALT-knappen aktiveres fra den overordnede betalingsoversigt, sker dette for både de faste og de supplerende betalinger, herunder eventuelle udstående gamle restancer og rykkergebyrer.

Alternativet til anvendelse af den store BETAL-knap, hvor samtlige gældsposter slettes, er at sætte et flueben ud for de enkelte skyldige afgifter - og derefter at trykke på RET.

I tilfældet hvor et medlem indbetaler et forkert beløb; skylder måske 500 kr. og indbetaler 550 kr., markeres de 500 kr. som betalt og de overskydende 50 kr. hensættes som betalt Aconto - tryk så på RET.
- effekten er at medlemmet ved næste opkrævning får fratrukket 50 kr. på sin regning.
- det er selvfølgelig også muligt at tilbagebetale pengene til medlemmet på en check ...

Skulle medlemmet have betalt for lidt; skylder måske 500 kr. og indbetaler 450 kr, markeres de 500 kr. som betalt og de underskydende 50 kr. hensættes som en negativ aconto betaling (d.v.s. -50 kr).
- effekten er at medlemmet ved næste opkrævning får tillagt 50 kr. på sin regning.

I det sidstnævnte tilfælde, hvor foreningen ikke ønsker at vente til næste kontingent-opkrævning for at få de 50 kr., kunne man alternativt markere det skyldige kontingent som betalt, klargøre et nyt kontigent af samme slags, hvori beløbet efterfølgende korrigeres til de skyldige 50 kr.
- gå til takstbladet og skift status fra klargjort til faktureret for den pågældende afgift
- status skifter automatisk til forfalden i betalingsoversigten, da forfaldsdato må formodes overskredet.
- og medlemmet er dermed klar til at indgå i rykkerprocedure med alt hvad dertil hører ...

Den store BETAL-knap kan aktiveres direkte fra den overordnede betalingsoversigt.
Finesserne med de små betalingscheckbokse m.v. kan kun udføres fra Liste over Faste betalinger samt Listen over Supplerende betalinger.

Opkrævningsadresser:

1. Hvis medlemmet har en alternativ adresse, markeres dette med JA i  'Alt.Ads' feltet.

2. Tryk på RET og programmet klargør nye opdateringsfelter den alternative betalingsadresse

3. Efter opdatring af denne information trykkes på RET endnu en gang.

- det er naturligvis også muligt at slette den alternative betalingsadresse ved at markere NEJ i Alt.ads. feltet.

Nets/PBS til- og afmeldinger:

Skærmbilledet for opkrævningsadresser indeholder ligesom skærmbilledet for Nets/PBS-betalinger en +/- kolonne med overskriften "PBS", for indikation af hvorvidt det enkelte medlem har tilmeldt sig Nets/PBS eller ej.
Denne oplysning ajourføres automatisk v.h.a. betalingsoplysninger fra Nets/PBS, hvoraf det fremgår hvordan det medlemmet har foretaget sin indbetaling, og dermed om medlemmet har tilmeldt sig Nets/PBS eller ej.

Oplysningen kan være interessant i tilfælde af et ejerskifte for vurdering af om den nye ejer skal/kan oprettes med et nyt medlemsnummer - eller kan overtage den tidligere ejers.

Svaret er i øvrigt et nej (d.v.s. at der skal oprettes et nyt medlemsnummer) hvis det fraflyttende medlem har været tilmeldt Nets/PBS-betaling, da der ellers risikeres at det fraflyttende medlem kommer til at betale for det nye medlems forbrug, såfremt det fraflyttede medlem ikke har afmeldt sin Nets/PBS-tilmelding.

Selvom det fraflyttende medlem har afmeldt sin Nets/PBS-tilmelding, og nye opkrævningsdata fremsendes til det nye medlem (>med samme medlemsnummer), vil Nets/PBS i indtil et år betragte dette som et forsøg på genaktivering af det tidligere medlem, resulterende i en betalingstransaktion på betalingsdagen, hvoraf fremgår at medlemmet er afmeldt  - og ingen opkrævning/betaling fra det nye medlem!

Så - opret derfor altid et nyt medlem med sit eget medlemsnummer.
Og - vent et års tid med at slette det udgåede medlem/genbruge det udgåede medlems medlemsnummer.

Nets/PBS-betalinger

Betalingsfunktionene er som tidligere nævnt alene tilgængelige for Administrator og aktiveres gennem 'Redigering', hvor et tekstfelt med teksten 'Betalingsoversigt' kommer til syne midt i skærbilledets menu-panel.

Ved aktivering af pilen i højre side af 'Betalingsoversigt' fremkommer en liste hvorpå PBS-betalinger kan vælges blandt de tidligere beskrevne 'øvrige betalingslister'

Der sker det, at programmet starter med at lede efter tidligere uploadede, ubehandlede Nets/PBS-betalingsfiler, som efter tur præsenteres for administrator (hvis flere tilbage af slagsen)
Administrator får ikke mulighed for at uploade nye, før disse er behandlede - evt. slettede.

Hvis der ikke findes betalingsfiler tilhørende foreningen på serveren, startes automatisk et UPLOAD program, hvor administrator udpeger filer af typen Dxxxxxxx.bs1 i biblioteket c:\mailbox\data på sin lokale harddisk.
Efter upload af samtlige filer af denne type til serveren returneres til betalingsprogrammet, hvor Nets/PBS-filerne efter tur opdateres. Efter opdatering slettes Nets/PBS-filerne automatisk på serveren.

Efter hver opdatering præsenteres administrator for en opdateringsliste, hvori bedes bemærket Status feltet, som gerne skulle være "blank" eller OK, som tegn på at programmet har fundet betalinger svarende til det indbetalte.

I tilfælde af at der står "Ikke opdateret", betyder det at indbetalingsbeløbet ikke matcher de skyldige afgifter - ligegyldigt i hvilken rækkefølge de adderes og subtraheres, hvorfor medlemmet har indbetalt noget forkert.
Se venligst beskrivelsen i forrige afsnit om betalingslister omkring mulighederne for at håndtere denne situation.

For Servicebureau-kunder, hvor Foreningscentralen foretager automatisk ajourføring af indbetalingerne, er proceduren ved fejlindbetaling denne, at afgifterne markeres som betalte så længe saldoen er positiv, hvorefter det resterende beløb indsættes på en Diff.konto til administrators disposition.

Afslutningen på en udført opdatering af modtagne PBS-betalingsfiler er, at administrator via email modtager et Betalingsbilag indeholdede en fortegnelse over de involverede medlemmer, deres indbetalinger samt status for opdateringen, hvoraf vil fremgå hvis der skulle være småproblemer administrator må ind at kigge på - og håndtere.

Husk til slut at slette de anvendte filer af typen Dxxxxxxx.bs1 i biblioteket c:\mailbox\data på den lokale harddisk. så det undgås at medlemmerne bliver godskrevet flere gange for samme betaling.

Der fremsendes et betalingsbilag pr. behandlet PBS-indbetalingsfil til anvendelse for finansbogføringen til administrator.

Betalings- og restancelister

Følgende standardlister er tilgængelige for udskrift:

• Betalingsoversigt
• Faste betalinger
• Faste restancer (restanceliste)
• Supplerende betalinger
• Supplerende restancer (restanceliste)
• Opkrævningsadresser

Start med at vælge oversigten og tryk derefter på printersymbolet

Før udskriften aktiveres er det muligt at ændre "Fra- og Til-Status", som på betalingslisterne vil være sat op til "fra faktureret til 2. rykker" og på restancelister fra "fra forfalden til 2. rykker".

Endvidere kan markeres hvorvidt udskriften skal inkludere en eventuel betalt aconto, og om udskriften iøvrigt skal være med eller uden moms.
Den overordnede betalingsoversigt vil altid være ekskl. moms, hvis der i taktsbladet er markeret anvendelse af et mix af afgifter med og uden moms.
Brug venligst en af de øvrige betalingslister, hvis behov for en betalingsliste inkl. moms i ovennævnte tilfælde.

Ved valg af en restanceliste for udskrift, vises samtidig en filtreret skærmliste over restanterne.
Det bedes bemærket at restancelisten kan være mere omfattende end skærmlisten over restanter, idet førstnænte medtager eventuelle ubetalte rykkergebyrer i udskriften.

Listen over opkrævningsadresser inkluderer oplysninger om hvorvidt det enkelte medlem er tilmeldt PBS eller ej.

Øvrige funktioner

Andre funktioner forbeholdt administrator findes på dropdownlisten 'Funktioner' som er synlig ved tryk på 'Redigering'; disse er

• Redigering af Betalingsoptioner
• Udskrift af Kontoudtog
• Udsendelse af NetFaktura

Optioner:

- markering af om kontoudtog ønskes med anvisning om indbetaling på bankkonto
- markering af om kontoudtog ønskes med kodelinie for indbetaling via Netbank *

*) Forudsætningen for anvendelsen af NetFaktura er at foreningen har registreret et kreditornummer. Sidstnævnte udstedes af foreningens bank.

Kontoudtog:

Kontoudtoget er en 1-sides udskrift af det enkelte medlems betalingsstatus, og anvendes normalt som ad hoc dokumentation.
Vælg et medlem med Find og aktiver 'Kontoudtog'.

Kontoudtoget inkluderer ikke klargjorte og betalte afgifter, og dokumenterer dermed foreningens mellemværende med det pågældende medlem.

I mindre foreninger er det muligt at udskrive 'Kontoudtog' for samtlige medlemmer med henvisning for indbetaling på foreningens bankkonto.
Det er muligt at ændre overskriften 'Kontoudtog' til 'Kontingentopkrævning' eller lignende før runddeling blandt foreningens medlemmer ved udtræk til Excel og en efterfølgende bearbejdning (evt. med eget logo o.lign)
Alle udskrifter iøvrigt er gratis at anvende!

Det samme gælder  'Kontoudtoget' med kodelinie anvisning for indbetaling via Netbank, hvor foreningen modtager en liste ca. hver 14. dag fra banken over modtagne indbetalinger.
Bemærk at denne liste inkluderer et modulus-check-ciffer i medlemsnummeret.
Medlem 18 er således = medlem nr. 1, og medlem 26 er = medlem 2.
Altså se bort fra sidste ciffer før opdatering af betalinger i FC-betalingssystemet.

Omkostninger ved anvendelse af kontoudtog med betalingskodelinie er alene disse som banken måtte opkræve for at tildele/abonnere på et kreditornummer, som er at betragte som et 'giro nummer'.

Hvis foreningen anvender Basis-PBS er det muligt for "Gør-det-selv" brugere at modtage og opdatere betalingstransaktionerne fra PBS-betalingsfunktionen i dette program

NetFaktura:

En Netfaktura er et avanceret kontoudtog, som kan rundsendes til medlemmer med en registreret email-adresse i FC-medlemssystemet i stedet for udskrift af kontoudtog på papir. Denne mulighed koster 1 kr. pr. NetFaktura (intet startgebyr) og kan alene tilbydes på "Gør-det-selv" vilkår.

Funktionen er tilgængelig for Administrator som menupunkt under Funktioner, hvis dette er markeret under Optioner, hvor det tillige er muligt at anføre om NetFaktura'er skal være forsynet med FI-kodelinie for registrering af den elektroniske indbetaling.

Sidstnævnte anbefales da det så vil være muligt at anvende PBS betalingsfunktionen til ajourføring af betalingsstatus.
En undtagelse er dog en årsopgørelse inkluderende en ny aconto opkrævning, hvori aconto ratens størrelse er ukendt og derfor må henvises til manuel opdatering. Dette ville ikke have været tilfældet om opkrævningen var udført som en almindelig PBS-opkrævning.

En netfakturering startes ved udpegning af en Termin, eksempelvis "Kontigent Opkrævning 2. halvår".
Forfaldsdato, periode m.v. hentes fra de til terminen underliggende takster, som skal være klargjorte til faktureringen.
Se procedure herfor under Takster

Hvis den udpegede termin er en årsopgørelse, undersøger programmet om der evt. er tilknyttet en aconto rate med samme forfaldsdag til terminen, som da medtages i netfaktureringen.

Skulle den udpegede termin være en rykker-termin, hentes samtlige skyldige betalinger mærket "Rykker-1" henholdsvis "Rykker-2" til udfakturering.
Se ligeledes proceduren under Takster for klargøring til rykning.

Ikke betalte gebyrer indsættes til sidst på en netfaktura uanset betalingsstatus.

De klargjorte netfakturaer kan inspiceres før disse emailes til medlemmerne.

Hvis en betalingsstatus for en termin var markeret som "Klargjort", ændres til "Faktureret" når NetFaktura'en er afsendt - ellers foretages ingen anden form for ændring af betalingsstatus for netfakturaer (i modsætning til PBS-fakturaer)

I en rykkerkørsel oprettes et nyt rykkergebyr (rykker-1 eller rykker-2) hvis dette ikke allerede var pålagt det enkelte medlem. 
 

Deaktivering af aktive medlemmer

For at kunne deaktivere medlemmer i kontingentrestance, kræves speciel opsætning som udføres af FC Webmaster efter forespørgsel.
Idrætsforeninger og Idrætsklubber er født med denne opsætning ved oprettelsen.

Under Funktioner/Optioner er 2 muligheder for afmærkes, nemlig

- deaktivering af restanter
- aktivering af betalere

Begge muligheder aktiveres fra menupunktet "Aktivering" længere ned på Funktions-menuen, hvor aktive medlemmer gøres passive, når "deaktivering af restanter" er afmærket, og passive medlemmer gøres aktive, når "aktivering af betalere" er afmærket.

For at aktiverings-funktionen kan fungere, skal I medlemslisten være dedikeret et Ja/Nej felt med overskriften "Aktiv".

Generelt
Medlemmer
Takster
Terminer
Målere
Finansbogføring
Hovedmenu