Hjælp Medlemmer

Generelt om medlemslisten
Indhold af medlemslisten
Sortering, filtrering og søgning
Opdatering af medlemmer
(+ informationslisterne)
Øvrige funktioner
(optioner og adresse labels)
Bestyrelseslisten
Idrætsforening med flere afdelinger

Generelt om Medlemslisten

Grundlæggende indeholder medlemslisten 29 tilgængelige felter, hvoraf 9 dedikerede felter til betalingsstyring, nemlig 3 ja/nej felter, 3 info-felter og 3 faktor-felter.

Administrator har mulighed for at ændre overskrifterne, tilføje ikke aktiverede datafelter, deaktivere andre samt tildele rettigheder til bestyrelsesmedlemmer, almindelige medlemmer og evt. ikke medlemmer til hvert enkelt datafelt. For bestyrelsesmedlemmer kan tillige indsættes skriveret til de enkelte felter.

I medlemslisten findes funktionen "Min liste", hvor man kan afkrydse de felter der ønskes medtaget/udeladt i bestemt liste. Dette kunne være en afkrydsningsliste til fremmøde på generalforsamlingen, en liste over medlemmer med bådblads, eller liste over medlemmer der ønsker at deltage i Sct. Hans festen - mulighederne er mangfoldige.

Nederste felt i afkrydsningslisten for "Min liste" er feltet "Antal medlemmer pr. side", hvor standardværdien er 20.
Hvis værdien i dette felt ændres til 0, vises medlemslisten uden sideinddeling i en lang liste.

Ved aktivering af  printsymbolet til højre for "Min Liste" får brugeren mulighed for at ændre overskriften på 'Medlemslisten', hvorefter listen kan udskrives i et printertilpasset format.
Yderligere kan listen udskrives i et Excel regneark, hvor brugeren kan tilføje egne felter til afkrydsning, statistik m.v.

Medlemslistens indhold

Datafelterne i medlemslisten er vist i nedenstående skema, hvor Alias er den typisk forekommende betegnelse, som dog kan variere afhængig af foreningstype. I Sommerhusforeninger og Vandværker vil datafeltet LF1 eksempelvist have overskriften "Ejendom" som alias - men uanset alias (= overskrift i den enkelte kolonne) vil datafeltets nummer altid være det samme i Administrators liste over tilgængelige datafelter/kolonner)

Nøglefelterne er vigtige i fald foreningen har tilsluttet sig Betalingsservice, hvor felterne medlemstype, Info1, Info2, X1, X2 og X3 er dedikerede for udpegning af hvilke medlemmer der skal betale et bestemt kontingent eller afgift i takstbladet - eventuelt reguleret af beregningsfaktorerne Faktor1-3.

Rækkefølgen imellem de enkelte felter er faste, hvilket eksempelvist vil sige at Postnummer/Bynavn altid kommer efter Adresse. Hvis en liste ønskes konstrueret, hvor Indmeldelsesdato vises efter Medlemmets Navn kan en sådan konstrueres efter et udtræk til Excel Regneark og manuel flytning af kolonnen til den ønskede position.

Administrator

Redigering af overskrifter samt tildeling af rettigheder:

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2.  Under Funktioner (ny dropdownbox til venstre for Rediger-knappen) vælges først

    a.   Medlemslisten, hvor Indhold og Overskrifter af de enkelte datakolonner kan specificeres/ændres
   
    b.   Rettigheder, hvor læs/skriv rettigheder kan opsættes for bestyrelsen, medlemmer og eventuelt gæster.

3.  Tryk så på Slut redigering og afprøv under 'Min Liste', hvorledes medlemslisten nu ser ud.

Sortering, filtrering og søgning

Sorteringer:
Sorteringsfelterne afslører sig selv ved en hyperlink under overskriften i medlemstabellen, eksempelvis under Adresse.
Ved tryk på overskriften Adresse bliver medlemslisten nu sorteret i adresseorden.

Filtreringer:
For felterne Medlemstype, Infoliste1 og Infoliste2 (+ Bestyrelsen) fungerer er lagt et filtreringsskema ind under hyperlinket i overskriften.
Ved tryk på overskriften Medlemstype, fremkommer en liste med afkrydsningsmuligheder over de oprettede medlemstyper.
Efter tryk på OK-knappen vises kun medlemmer med de afkrydsede medlemstyper i medlemslisten, som efterfølgende tillige vil kunne sorteres efter måske navn.

Filtereringen muliggør eksempelvis at en idrætsklub vil kunne udskrive en holdliste over alle "Lilleputter og Poder".

Filter er tillige lagt ind på X-felterne (ja/nej-felter), således at første aktivering af hyperlink i overskriften vil danne en liste med alle 'Ja'er, som måske har tilsluttet sig et stævne, er fraflyttede, skal have slået græs el.lign.
Ved næste tryk på samme X-felt vil listen gå tilbage til fuld liste i medlemsnummerorden.

Ved aktivering af 'Find-knappen' med/eller uden indhold afbrydes filtreringen.

Mulighed for fortsat filtrering findes på kombinationen X-felt og Info-felt, hvor valg af aktiv/passiv (X-felt) og en efterfølgede filtrering på en/flere medlemstyper vil udvælge medlemmer blandt den/de udvalgte medlemstyper der er aktive.  Bemærk at rækkefølgen skal være som beskrevet; d.v.s. først X-felt og derefter Info-felt for at opnå virkningen af den fortsatte filtrering.

Søgninger:
Ved aktivering af 'Find-knappen' søges i 2 felter, nemlig Medlemsnummer (eller ID) og Navn.
Om det er det ene eller andet felt der søges i afgør programmet udfra om det indtastede i søgefeltet er et tal eller bogstaver. Eksempler:

Gå til medlem 41:
Indtast '41' i søgefeltet og tryk på Find
- kun medlem 41 bliver fundet og vises i medlemslisten.

Find medlemmer med navnet Knud
Indtast 'Knud' i søgefeltet og tryk på Find
- medlemmer med fornavnet Knud og Knudsen bliver fundne og vises i medlemslisten

Tilbage til en liste med alle medlemmer: Slet indholdet i søgefeltet og tryk på Find igen
- alle medlemmer er nu med i medlemslisten.

Vis medlem 51 til 100 på medlemslisten:
Indstil Antal Sider nederst i menuen Min Liste til 50
Tryk på side 2 nederst på medlemslisten.
- og medlemmerne 51 til 100 vises nu i medlemstabellen.

Eller skriv blot 51-100 i søgefeltet!

Opdatering af medlemmer

Opdateringsfunktionen er normalt kun tilgængelige for Administrator, men Administrator kan have tildelt rettigheder til bestyrelsen for opdatering af visse datafelter, hvilket kunne være navne- og adresse information.

Medlemslisten: 
En opdatering udføres som følger i medlemslisten

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2.  Find det pågældende medlem (evt. ved anvendelse af søgefunktionen)

3. Tryk på  ">>"  ud for det pågældende medlem, og 2 nye felter, nemlig "Ret" og "Slet" kommer frem.

    a.   Ret måske adressen og tryk så på "Ret"
    
    b.   Ønskes medlemmet slettet, trykkes på "Slet"

4. Oprettelse af et nyt medlem

    a.   Tryk på Knappen "Ny" eller "Nyt Medlem" i øverste venstre hjørne af medlemslisten
          - og en ny linie indsættes til sidst i medlemslisten med medlemsnavn "Nyt medlem"
    
    b.   Ret navn, indsæt adresse m.v. og tryk så på "Ret"

5.  Tryk så på Slut redigering.

Stamkortet: 

Ved aktivering af "luppen" til højre for "Find knappen" skiftes fra Medlemsliste til et Stamkortsbillede, som vist nedenfor. Ved søgning på eksempelvis medlem nr. 81, vises stamkortet automatisk.

Det er ikke nødvendigt først at aktivere "Rediger" for at komme ind i stamkortet, hvorfra opdatering sker ved aktivering af OK.

Hvis et medlem foretager ændringer i sit stamkort, vil medlemmet få besked om at ændringen er videresendt til administrators godkendelse.Det samme vil ske hvis et bestyrelsesmedlem foretager ændringer i felter, administrator har bestemt bestyrelsen alene har læseadgang til.

Administrator vil i et almindeligt email modtage et billede som vist nedenfor, hvor han/hun konstaterer at der et tilføjet et x til matrikel-nummeret og kan akceptere ændringen ved tryk på Godkendt, hvorefter foreningens data på internettet bliver ajourført uden yderligere tiltag.

En af fordelene ved at give medlemmer adgang til medlemslisten er at email-adresser løbende bliver ajourført til brug for meddelser og information fra bestyrelsen til medlemmerne.
D.v.s. at der kan spares en del kuverter og porto + at administrators hverdag lettes.

Opdatering af Informationfelter

Hvis der ønskes tilføjet et emne til Medlemstyperne, måske 'Æresmedlem', udføres det som følger

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2.  Tryk på Sorteringsoverskriften Medlemstyper i Medlemstabellen
     - og et nyt felt kommer til syne med de eksisterende medlemstyper

3.  Redigering af listen udføre således
     - en rettelse ved at ændre teksten med et efterfølgende tryk på OK
     - en sletning ved markering af hvilket emne der skal slettes med et efterfølgnde tryk på OK

4.  Tilføjelse af det nyt emne til listen
     - Tryk på knappen 'NY' 
     - og gentag pkt. 2 og 3 vedrørende rettelse af nyt emne.

5.  Tryk så på Slut redigering.  

- ovennævnte procedure er den samme for Bestyrelsen og de 2 Informationslister.

Udlandske medlemmer

Hvis et medlem har bopæl i udlandet, og foreningen har tilmeldt sig Betalingsservice, husk da efter en nyoprettelse at registrere landekode under Betalinger/Opkrævningsadresser. 

Øvrigefunktioner

Andre funktioner forbeholdt administrator er:

- redigering af optioner
- udskift af adresse labels
- emailing til en gruppe medlemmer

De 2 sidste funktioner findes på dropdownlisten 'Funktioner'
Se procedure for redigering af medlemslisten og rettigheder.

1.  Optioner:

a.  Genbrug Slettet Id
- hvis der er huller i medlemsserien, vil disse blive udfyldt indtil alle er udfyldt.
- hvorefter der tilføjes nyt medlemsnummer

b.  Første medlemsnummer: 1
- hvis første medlemsnummer er 1001 indsættes dette i stedet for 1


2.  Adresse labels:

Udskrift af medlemmernes primære adresser i label-format 2 kolonner og 8 rækker.

Udskrift af labels med betalingsadresser i samme format findes under menupunktet 'Betalinger' hvis foreningen er tilmeldt Betalingsservice.

3.  Mailing til en gruppe

Ved aktivering af "mailing" opsamles en mailing-liste over de udvalgte medlemmer med registrerede email-adresser.

Gruppen af medlemmer til hvilke der ønskes sendt et email, konstrueres dynamisk ved anvendelse af Filtrerings og/eller søgefunktionerne, forstået på denne måde at listen begrænses ved andvendelse af Filtrering og eller søgning på et enkelt eller flere medlemmer ved hjælp af navn eller medlemsnummer.

Det er således muligt at udvælge bestemte medlemstyper, hold, bestyrelsen, en/flere medlemsgrupper - eller blot et enkelt medlem.

Efter en efterfølgende aktivering af  mailbox-symbolet som nu er synligt til højre for "Funktioner" fremkommer et mailsystem med de udvalgte email-adresser - klar til redigering og afsendelse til medlemmerne.
Der kan vedhæftes referat fra generalforsamlingen og andet materiale efter behov.

Bestyrelseslisten

Liste over kontaktpersoner er et biprodukt fra medlemslisten, hvor medlemmer af bestyrelsen udpeges via listen over bestyrelsesposter.

For at holde listen aktiv er det ikke nødvendigt at feltet 'Bestyrelse' er synligt på medlemslisten længere end det tager at udpege de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Hvis personer udenom medlemskredsen ønskes optaget på listen over kontaktpersoner (måske en forretningsfører, vandpasser eller foreningens revisor) er det nødvendigt at tilføje vedkommende til listen over medlemmer - men dette kan ske ved en særlig medlemstype (måske 'Ikke medlem') som kan frasorteres ved udfakturering af kontingenter m.v.

Det er muligt at linke til denne liste fra foreningens egen hjemmeside.
Se Funktioner/Links for korrekt link til indbygning.

I den linkede bestyrelsesoversigt findes mulighed for at åbne et felt, hvor medlemmer kan indtaste adgangskode, og efterfølgende opnå adgang til medlemslisten.
Administrator kan åbne adgangsfeltet ved afmærkning af Optionen "Medlemslogin fra bestyrelseslisten" under Funktioner.

Idrætsforeninger

Idrætsforeninger er karakteriseret ved at have flere afdelinger eller spor (badminton, fodbold, håndbold, gymnastik mv), hvor det typisk er således at den enkelte afdeling har sin egen bestyrelse, egen kontingentfastsættelse m.v.
- men medlemmerne er fælles (d.v.s. den enkelte har samme medlemsnummer i de enkelte afdelinger)

Medlemssystemet kan håndtere dette på en absolut brugervenlig måde i speciel udviklet opsætning for Afdelinger, Medlemstyper og Hold.

Opsætningen kan anvendes også af andre foreninger med en lignende organisering efter aktivering af Optionerne:

- Foreningen er organiseret i flere afdelinger
- Hver afdeling har sin egen bestyrelse
- Medlemstyperne er forskellige i afdelingerne

Efter indlogning til medlemssystemet, vises med ovenstående opsætning en menu, som vist nedenfor, hvorfra en bestemt afdeling af vælges.

Ved opdatering af medlemsdata er afdelingerne tilføjet i opdateringsbilledets højre side, således det tydeligt fremgår hvilke øvrige sportsgrene det pågældende medlem deltager i.

Ved aktivering af 'Gå-til' + eksempelvis Bestyrelsen, vises bestyrelsen for den pågældende afdeling.
- og ved aktivering af 'Gå-til' + Takstblad vises afdelingens kontingenter.

Fremskrivning af Medlemstype/Hold

Muligheden for fremskrivning af Medlemstype/Hold vil være inkluderet i opsætningen, når foreningen er oprettet som Idrætsforening (flerstrenget) eller Idrætsklub (enstrenget)
 
- men funktionen er tilgængelig for også andre foreninger efter opsætning udført af FC Webmaster. (spørg)
Det samme gælder opsætning med mulighed for udskrivning af DGI- og DIF-statistikker.

Ovennævnte funktioner findes efter udført opsætningen som separate menupunkter under Medlem/Funktioner.

Før fremskrivning af Medlemstype/Hold kan foretages, skal indtastes Alder i en ekstra kolonne synlig under Redigering og tryk på "Medlemstype" i medlemslisten.

Eksempler på gyldige værdier er:  < 5, 5-7, 8-10 og > > 20
For at angive 'mindre end' og 'større end' anvendes altså tegnene < samt  >,
- og et interval anføres med en bindestreg imellem 2 værdier.

Endvidere skal kolonnen "Årgang" og/eller "CPR" være udfyldt for de medlemmer, der ønskes udsat for en fremskrivning.

I en flerstrenget forening udføres fremskrivningen individuelt pr. afdeling.
DGI- og DIF statistikker er i en flerstrenget forening alene tilgængelig efter valg af "Alle" afdelinger.

Fleksible individuelle multi-felter

Nøglefelterne til takstberegning  (se medlemslistens indhold) kan opsættes med individuelle værdier og overskrift pr. afdeling.
Når et felt kan indeholde forskellige værdier, individuelt pr. afdeling, kaldes feltet for et "Multi-felt".

Multi-felterne kan opdeles i Multi-liste-felter, Multi-X-felter og Multi-F-felter.

Afdelingslisten er et fælles multi-liste-felt hvorfra afdeling vælges. Dette felt er kan ikke "individualiseres".
Individuelle multi-liste-felter er Medlemstype og Hold, som også er nøglefelter.
I tillæg hertil kan Felterne KF1 og LF4 omdannes til multi-liste-felter.
Anvendelsen for de sidstnævnte kan være for registrering af funktioner for ledertyper, udvalgsposter m.v.

Der findes 3 multi-X-felter (Ja/Nej-felter) hvor overskriften kan ændres af administrator fra Funktioner/Optioner/Medlemslisten.
Typisk anvendelse: Leder (ja/nej), Aktiv (ja/nej), Køn (M/K).

Der findes tillige 3 multi-F-felter eller Faktor-felter, som også kan indgå i taksberegningen.
Overskrift på disse kan ligeledes ændres af administrator fra Funktioner/Optioner/Medlemslisten.
Typisk anvendelse: Antal kampe, Antal deltager, Antal turneringer m.v.

Multi-X og Multi-F kan have en værdi/overskrift fælles for alle afdelinger,
- dette kunne være værdier der indgår for dannelse af en fælles statistik til DGI/DIF
- samt individuelle værdier/overskrifter pr. afdeling for registrering egne behov
- hvilket kunne være antal roede kilometre, hvem der deltog i hvilket stævne etc.

Mulighederne for kombination af  Multi-Liste, X og F-felterne er mangfoldige.
Hvis afdelingen ønsker at anvende fremskrivning af medlemstype efter alder, skal F-Feltet "Årgang" eksempelvis forblive som et fælles F-Felt.

Anden hjælp

Generelt
Takster
Terminer
Betalinger
Målere
Finansbogføring
Hovedmenu