Hjælp Målere

Generelt om målere
Målerlister og oversigter
Målerlistens indhold
Oprettelse og udskiftninger
Måleraflæsninger
Periodeafslutning og flytteopgørelser 
Øvrige funktioner

Generelt om målere

Målersystemet er skræddersyet til vandværker idet der standard arbejdes med forbrug målt i m3 vand, men opsætning findes også til varmeværker for registrering af forbrugt varmemængde målt i MWh/GJ.

I målersystemet er introduceret en nyhed i form af elektroniske selvaflæsningskort, som udsendes til forbrugere  der tidligere har indrapporteret målerstandsoplysninger via internettet. Til de øvrige forbrugere leveres selvaflæsningskort til værkets egen ekspedition.

Elektroniske målerstandsoplysninger fra forbrugernes selvaflæsninger bliver standard overført fra web-stederne www.dkVand.dk og www.dkVarme.dk, hvor måleraflæsningsskema kan være integreret i værkets egen hjemmeside. Andre elektronisk tast-selv kilder så som telefonaflæsning kan supporteres efter individuel aftale og beregning af merpris.

Målersystemet er integreret med medlems- og betalingssystemet på den måde at det samlede forbrug fra forbrugerens måler(e) overføres til dedikerede nøglefelter for målt (og skønnet) forbrug i medlemslisten som igen er tilknyttet som beregningsfaktorer til de enkelte afgifter i takstbladet, hvorfra udfakturering foregår.

Det lyder måske lidt indviklet, men bundlinien er at systemet er klar til udfakturering af årsopgørelser og acontoregninger uden yderligere tiltag efter udført periodeafslutning i målersystemet - og at en flytteopgørelse kan udfaktureres umiddelbar efter registrering af en flytteaflæsning - så enkelt er det!

I målersystemet findes endvidere et komplet program til målerudskiftninger, herunder et delsystem med mulighed for udvælgelse af målere til kontrol pr. kontrolgruppe.

Kun administrator og bestyrelsesmedlemmer har adgang til målersystemet. Funktioner til årsafslutning, flytteafregning, elektroniske selvaflæsninger m.v. er forbeholdt administrator som også kan bestemme om bestyrelsesmedlemmerne skal have adgang til redigering af målerdata.

Målerlister og oversigter

I målersystemet findes 6 lister/oversigter, nemlig

• Måleraflæsninger (overordnet)
• Selvaflæsninger
• Målerudskiftninger
• Kontrolaflæsninger
• Forbrugsliste
• Måleradresser

Den overordnede måleraflæsningsliste indeholder et sammendrag af de øvrige mere detaljerede målerlister.

Felt til registrering af en flytteaflæsning findes kun på måleraflæsningslisten.
Felt til registrering af en selvaflæsning findes på selvaflæsningslisten samt måleraflæsningslisten
Felt for registrering af en målerudskiftning findes på målerudskiftningslisten og på måleraflæsningslisten
Felt til registrering af kontrolaflæsning findes kun på kontrolaflæsningslisten.

Forbrugslisten indeholder historiske data om de seneste 5 års (perioders) forbrug på de enkelte målere

Måleradresser overføres automatisk fra medlemslisten, men kan i denne oversigt ændres til et alternativt målersted efter behov herfor.

De enkelte lister/oversigter vælges fra dropdownliste midt i menu-panelet. Ved aktivering af printsymbolet til højre for målerliste-vælgeren, udskrives en printervenlig udskrift af den udvalge liste/oversigt.
Overskrifterne for de enkelte felter er faste, men vil kunne ændres ved udtræk til et Excel regneark, hvor uønskede kolonner tillige kan frasorteres.

Samtlige lister kan sorteres ved aktivering af hyperlink i overskriften pr. felt.
Dette muliggør eksempelvis  at fremstille en liste over målere opstillet i installationsdato orden, hvilket kan være bekvemt forud for opdeling af målerne i kontrolgrupper - eller opstilling af en selvaflæsningsliste i vejorden, skulle vandværket foretrække selv at aflæse målerne som alternativ til udsendelse af selvaflæsningskort.

Såfremt vandværket er forpligtet at levere en måleraflæsningsliste til kommunen, er den overordnede måleraflæsningsliste den mest optimale til formålet.
Mulighed for fremstilling af et elektronisk udtræk af aflæsningerne  i KMD-format findes under Funktioner.

Målerlistens indhold

De øvrige lister er dedikerede for administrator og tilgængelige efter aktivering af Redigering.

I nedenstående skema er beskrevet indholdet af den overordnede betalingsoversigt.

Nye/udgåede forbrugere:
- vedligeholdes via medlemslisten
- se oprettelse af målere i næste afsnit.

Opdateringer:
Se medlemslisten for vejledning i hvorledes rettelser foretages af medlemsinformation.
Metoden for at rette/slette er ens for samtlige programmer.

Målerkort: 

Som i medlemslisten vil aktivering af "luppen" til højre for "Find knappen" skiftes fra en målerliste til et målerkort, som vist nedenfor. Ved søgning på eksempelvis medlem nr. 81, vises målerkortet automatisk. Funktionen er kun tilgængelig efter forudgående aktivering af "Redigering".

Målerkortet anvendes typisk ved manuel registrering af de årlige måleraflæsninger, da dette er mere brugervenligt end at redigere direkte i den valgte måleraflæsningsliste, hvor målerstandsfeltet kan befinde sig udenfor synsvidde i målerlistens højre side.

Skift tilbage til måleraflæsningslisten sker ved tryk på:  
- eller ved søgning på en måleradresse.

Søgning og sortering:
Listerne kan sorteres efter samme retningslinier som medlemslisten.
Ved søgning på et tal finder systemet alle målere installeret hos medlem x.
Ved søgning på et eller flere bogstaver, finder systemet målere på måleradresser startende med det indtastede.
Hvis der eksempelvis indtastes "Bi" vises en liste over alle målere på 'Birkevænget' (i Demo Vandværket)

Oprettelse og udskiftning af målere

En forbruger har som hovedregel én måler med mindre der er tale om en ubebygget grund.
En forbruger kan have flere målere på sin ejendom.
En forbruger kan have målere andre steder end lige på sin ejendom.

Målersystemet formår at opsamle forbruget fra samtlige målere til fremstilling af én samlet regning til forbrugeren, såfremt dette ønskes ...

Et eksempel kan være en kommune med flere daginstituitioner, hvor kommunens dagplejekontor er oprettet som medlem i medlemssystemet og hver af daginstitutionerne oprettes i målersystemet under MedlemsId = dagplejekontoret. Alternativt oprettes hver af daginstitutionerne som medlemmer med dagplejekontoret som betaler i Betalingssystemet - og nu kun 1 måler pr. medlem.

Oprettelse af nye målere:
Første gang målersystemet tages i anvendelse vil blive oprettet én måler pr. forbruger
- dog først efter administrator har bekræftet og evt. korrigeret standard opsætningen
- herunder taget stilling til om der skal oprettes målere på eventuelle ubebyggede grunde eller ej.

Efterfølgende vil målersystemet automatisk vedligeholde målerne efter følgende retningslinier
- når et nyt medlem oprettes i medlemslisten, oprettes automatisk en ny måler til denne forbruger
- hvis et medlem/ejendom slettes/nedlægges, slettes samtlige målere på adressen ligeledes automatisk.
- en udskiftet måler slettes automatisk ved udløb af den forrige aktuelle aflæsningsperiode,
  d.v.s. at data om den udskiftede måler er tilgængelig i ca. 1 år. 

Automatikken udløses når administrator trykker på "Rediger-knappen".

Hvis en forbruger har flere målere på et eller flere målersteder, kan oprettes supplerende målere ved aktivering af knappen "Opret Ny".
Forudsætning for at en ny måler kan oprettes er at forbrugeren er udpeget.
Der kan ikke oprettes målere til ikke eksisterende medlemmer.
Medlemmer uden en tilknyttet medlemstype (sommerhus, helårshus m.v.) vil ikke få oprettet en måler.

En ny måler oprettes altid som 'hovedmåler' med målernummer = "Ny måler".
Målerkategorien kan ændes til 'ekstra måler' eller bimåler.
Hvis bimåler vælges, vil forbrug på denne måler ikke blive medregnet i det samlede forbrug på ejendommen.
En undtagelse herfra er optionen "Bimåler specifikation", hvor vandværket har ønsket at forbrug på bimålere afregnes særskilt og fradrag foretages i næste forbrugers hovedmåler.
En forudsætning for undtagelsesreglen er at bimåleren altid optræder umiddelbar før den hovedmåler, hvori modregning skal foretages. Modregning vil ikke blive foretaget på en 'ekstra måler' - altså kun en hovedmåler.

Udskiftning af målere:
Ved udskiftning af målere registreres dato for udskiftningen samt målerstand ved nedtagning af måleren.
Det er ikke nødvendigt at sætte SlutDato = UdskiftDato eller MålerSlut = MålerUdskift.
Dette vil ske automatisk under årsafslutningen.

Tryk herefter på 'Opret Ny' ved samme ejendom og indtast data om den nye måler.
StartDato kan registreres som UdskiftDato, hvilket dog ikke kræves af systemet, men ser pænt ud!
Hvis 'den nye måler' er en renoveret måler, indtastes MålerStart aflæsning - ellers et nul (0) som startmålerstand.

Måleraflæsninger

En måleraflæsning fremkommer almindeligvis ved at en forbruger efter opfordring fra vandværket på en bestemt dag aflæser sin måler og efterfølgende indrapporterer målerstandsoplysningen til vandværket.

Der indgår således 2 elementer i aflæsningsprocessen, nemlig

• et selvaflæsningskort (opfordringen), og
• en måleraflæsning (indrapporteringen)
  
  + fejlkilder:
  - ingen aflæsning
  - forsinket aflæsning
  - forkert aflæsning

Der findes vandværker som har bortelimineret fejlkilderne ved installation af et fjernaflæsningssystem hos hver enkelt forbruger - prisen herfor er p.t. ikke attraktiv, hvorfor den billigste metode for indsamling af målerstands-oplysninger i mange år fremover fortsat vil være ved selvaflæsning - på trods af fejlkilderne.
Fjernaflæsning er dog mest optimal med hensyn til forbrug af tid/penge til indsamlig og opdatering af målersystemet, da alle aflæsninger forefindes elektronisk.

Et alternativ til ovenstående er, at vandværket selv aflæser målerne ved hjælp af aflæsningslister, hvorved fejlkilderne vil blive reduceret betragteligt. Ulempen er at aflæsningerne skal indtastes manuelt i målersystemet.

Bundlinien er at det koster tid/penge at fremstille og udbringe selvaflæsningskort og tillige tid/penge at indtaste aflæsningerne i målersystemet, hvorfor tiltag til reduktion af tid = penge normalt er velkomne.

Der beregnes 1 krone pr. Email-selvaflæsningskort og 1,50 krone pr. Tast-Selv aflæsning hentet fra dkVand i merpris for at anvende disse arbejdsbesparende funktioner. Minimumsgrænse: 250 aflæsninger. Opsætningen i dkVand til elektronisk aflæsning med overførsel til dette målerssystem koster 500 kr. ekskl. moms som engangsudgift.

Selvaflæsningskort til egen udskrift og distribution i papir-format koster ikke noget.


Selvaflæsningskort:

En nyskabelse på området er at bruge internettet til udsendelse af selvaflæsningskort (eller opfordring til selvaflæsning) til forbrugere med email-adresser - hvilket de fleste faktisk har i dag - og så supplere med selvaflæsningskort i papirformat til de øvrige.

Dette princip er implementeret i dette målersystem.
Under Funktioner kan administrator således vælge "Email selvaflæsning" og "Selvaflæsningskort".

Det kan anbefales at udsende Email-Selvaflæsningskortene ca. 2 dage før Papir-Selvaflæsningskort.
Email-kortene der ikke har kunne afleveres grundet fejlagtig eller manglende email-adresse vil nemlig blive returneres til administrator, som så får mulighed for at slette de fejlagtige email-adresser, hvorefter de pågældende forbrugere vil indgå i ret-puljen for selvaflæsningskort på papir.

Før fremstilling af selvaflæsningskort på papir, kan administrator iøvrigt filtrere email-modtagerne til/fra.
Under denne funktion er endvidere mulighed for at indtaste en porto-kode af typen +++ 1234 +++, hvis vandværket ønsker at betale forbrugernes porto omkostninger ved returnering af selvaflæsningskortet med påført måleraflæsning.

Hvis vandværket har tilmeldt sig til internetaflæsning, vil vejledning til forbrugerne om denne mulighed tillige fremgå af selvaflæsningskortene.

Tast Selv aflæsninger:

Hvis alt går vel, vil ideal-forbrugeren på den ønskede dag sætte sig bag skærmen, gå ind på vandværkets hjemmeside, finde et måleraflæsningsskema (med bagvedliggende link til www.dkvand.dk), hvor aflæsningerne stille og roligt opsamles i en elektronisk datafil. Hvis vandværket ikke har nogen hjemmeside vil forbrugeren blive henvist direkte til dkVand .

De øvrige forbrugere vil returnere slippen på selvaflæsningskortene til vandværkets manuelle indtastning af målerstandsoplysningerne.

Ca. 1 uge efter sidste frist for aflæsning, går administrator ind under Funktioner og aktiverer "TastSelv aflæsninger", indtaster Id-nummer og Pinkode til dkVand og får en meddelelse om hvor mange selvaflæsninger der venter på behandling ved afmærkning af "check".


Administrator henter aflæsningerne ved afmærkning af 'Hent', hvorefter aflæsningerne præsenteres med statustekst for eventuelle fejl i aflæsningerne.  Fejlene kan være ukendt forbruger, ukendt målernummer eller blot fejl i måleraflæsning hvis den aflæste målerstand eksempelvis er mindre end målerstand ved periodens start eller en kontrolaflæsning. Ud for de enkelte aflæsninger er en lille checkbox, hvor et flueben er sat hvis aflæsningen er uden formelle eller logiske fejl.

Hvis administrator skønner at en aflæsning er OK, men forbrugeren blot har indtastet et forkert målernummer kan fluebenet sættes som tegn på at denne aflæsning ønskes medtaget i opdateringen. I dette tilfælde vil opdateringen blive gennemført, såfremt forbrugeren ikke har flere end een måler.

Skulle en forbruger have indtaste flere aflæsninger på samme måler, kan administrator fjerne fluebenet ved de overflødige aflæsninger. I dette tilfælde kan bemærkes, at det altid er den sidste aflæsning der bliver den gældende, hvorfor administrator ikke behøver at bruge tid på fjernelse af dubletter.
Skulle forbrugeren have begået en fejl under indtastningen, er den sidste formentlig den mest rigtige!
Ved tryk på 'Opdater' ajourføres målerstand for de akcepterede aflæsninger.

Sluttelig kan administrator ved afmærkning af 'Slet' under Funktioner/TastSelv aflæsninger frigøre den elektronisk datafil til forsinkede selvaflæsninger og/eller en ny aflæsningsperiode.

Et element i opdateringen af de elektroniske målerstandsoplysninger er opsamlingen af forbrugernes email-adresser, hvorefter ringen er sluttet med hensyn til fremsendelse af Email-Selvaflæsningskort til denne forbruger fremover.

Såfremt det måtte ønskes supporteres også andre former for 'Tast-Selv aflæsning', herunder telefonaflæsning.
Opsætning til dette findes dog ikke som standard, hvorfor der vil blive tale om en ekstra omkostning for vandværket efter nærmere analyse/tilbud.

Manglende aflæsninger:

Før årsafslutning (se periodeafslutning i næste afsnit) skal alle målere være aflæste.
En enkelt metode for at finde de endnu ikke aflæste målere er:

- et klik på teksten:  Periodens Forbrug, hvorefter målerlisten filtreres således at kun forbrugere med ikke aflæste målere vises i skærmbilledet.
- et efterfølgende klik på FIND bringer skærmbilledet tilbage med alle målere.

Det er muligt at udskrive listen over manglende aflæsninger.
Det bedste billede hertil er "Måleraflæsninger" eller "Selvaflæsninger".

Når alle aflæsninger er indtastede anbefales udskrift af "Forbrugslisten", som indeholder en sammentælling af det registrede vandforbrug.

Periodeafslutning og flytteopgørelser

Når ordet periodeafslutning anvendes - og ikke årsafslutning - er årsagen at flere vandværker faktisk aflæser målerne halvårligt, enkelte endog hvert kvartal.

Periodeafslutningen er at betragte som en proces, hvor forbrugs-regnskabet i den forløbne periode gøres om med samtlige forbrugere.

En flytteopgørelse er en 'mini-afslutning' af et mellemværende med en fraflytter.

I målersystemet arbejdes alene med forbrug af m3 vand, hvorfor en opgørelse 'kun' handler om det målte forbrug fra periodestart til periodeslut. Omsætningen af m3 vand til kroner og ører sker i betalingssystemet.

Periodeafslutning

Afslutningsproceduren aktiveres fra Funktioner/Periodeafslutning.

Det principielle i periodeafslutningen er at samtlige registrerede målere er forudsat aflæste, hvorefter det målte forbrug opsamles og overføres til medlemssystemet for senere udfakturering via betalingssystemet.

D.v.s. at første skridt i afslutningsprocessen er at konstatere om alle målere er aflæste.
Hver gang der stødes på en måler der ikke er aflæst stopper afslutningsprocessen.
En måler med en flytteaflæsning springes over, da denne allerede er afregnet.

Hvis den aflæste målerstand ved periodens slutning er mindre end målerstand ved aflæsningsperiodens start betragtes dette som en fejl.

Forbrug fra udskiftede målere samles op og lægges til det registreret forbrug på erstatningsmålere.
Forbrug fra udskiftede målere i en tidligere periode springes over
- disse nu forældede udskiftede målere slettes umiddelbart efter afslutningen.
Forbrug på bimålere samlet ikke op med mindre specialregel for bimålerspecifikation er aktiveret under optioner.

Summen af det målte forbrug for samtlige målere tilknyttet en bestemt forbruger overføres til medlemssystemets faktorfelt for 'Målt Forbrug'.

Hvis afslutningsprocessen forløb uden fejl, vil dette blive skrevet som en meddelelse til administrator sammen med en opfordring om at kontrollere afslutningens resultat og aktivere 'Opdater-knappen', hvis resultatet skønnes tilfredsstillende.

D.v.s. at periodeafslutningen skal bekræftes før den bliver gældende.

Der er nu klargjort til en ny målerperiode, hvilket vil kunne ses på dato for start- og slut på perioden samt at slutmålerstand mangler.

Aconto Forbrug

Faktorfelt til aconto forbrug 'Skønnet forbrug' sættes efter periodeafslutningen til samme værdi som Faktor felt for 'Målt forbrug' i medlemslisten.

Det er så meningen at vandværket efterfølgende foretager en manuel tilretning af feltet 'Skønnet Forbrug' inden der foretages udfakturering af aconto regninger. 
Det kunne tænkes at en landmand har solgt sine dyr, og derfor ikke vil bruge så meget vand i den nye periode, eller at nye forbrugere tilmeldt midt i perioden - samt tilflyttere - skal justeres lidt op.

Der findes ialt 3 faktorfelter i medlemssystemet hvor variable tal kan indsættes til anvendelse for afgiftsberegningen.  
Er der forskel på hvor meget der skal betales i fast afgift, gik det sidste faktorfelt til dette formål.
Hvis der så yderligere er behov for et faktorfelt til eksempelvis beregning af målerleje på en samlet regning, er der for få faktorfelter at gøre godt med.
I denne situation kan 'Skønnet Forbrug' lægges sammen med 'Målt Forbrug' under Funktioner/Opsætning som et spareforslag ...

Hvis vandværket slet ikke anvender Aconto afregning, kan Aconto Forbrug under Funktioner/Opsætning sættes til nul (0).

Flytteopgørelse

OBS: Opret ny forbruger under Medlemmer på samme ejendom som fraflytter
- før målerstand ved flytning registreres under Målere hos fraflytter
- hvorefter målerdata automatisk bliver overført til indflytter.

Som tidligere nævnt er en flytteopgørelse at betragte som en miniafslutning.

Hvis vandværket ikke anvender Flytteopgørelser, kan X-Felt for flytning under Funktioner/Opsætning sættes til nul (0). Der henvises iøvrigt til et af de 3 Ja/Nej felter i medlemslisten som har fået navnet 'Flyttet'.
Dette felt er sammen med 'Målt forbrug' i Takstbladet knyttet til Flytteopgørelser.

En flytteopgørelse initieres ved registrering af en flytteaflæsning på en fraflytters måler, hvorefter hele processen som beskrevet for periodeafslutning udføres for denne ene forbruger.

I tillæg vil målerdata (Målernummer, Installationsdato m.v.) blive overført til nyoprettet måler hos indflytter - hvis denne er oprettet i medlemslisten!
Indflytter findes ved sammenligning af måleradresser, hvor det forventes at indflytter har fået oprettet en måler på samme måleradresse som fraflytter.

Ovennævnte vil kun ske automatisk, hvis indfytter er oprettet i medlemslisten før flytteaflæsning registres hos fraflytter i målersystemet.

Hvis dette var overset når dette læses - kan processen gentages.
Gå ind på fraflytters måler og tryk på RET endnu en gang.

Alternativt kan målernummer, installationsdato m.v. indtastes manuelt på tilflytters måler - husk i så fald at korrigere startdato og start-målerstand på tilflytters måler.

Øvrige funktioner

Andre funktioner forbeholdt administrator under dropdownlisten 'Funktioner', er

- redigering af opsætning
- redigering af optioner

På en undtagelse nær er samtlige optioner nævnt i de foregående beskrivelser

Den sidste funktion på listen er:

Udtræk i KMD format

Funktionen er at overføre målerdata/forbrugsdata til formatet specificeret for KMD's FAS, som anvendes af kommunerne til opkrævning af vandafledningsafgift m.v. over ejendomsskatterne.

- hvortil der hører en option om hvorvidt dette anvendes eller ej.
- hvis funktionen ønskes anvendt, afmærkes under Funktioner/Optioner "KMD-udtræk"
- og efterfølgende markeres hvilket format (= KMD Udtræk), samt KMD Identifikation under Funktioner/Opsætning.

KMD-formater:
1.  Udtræk med ejendomsnummer(6 cifre) samt forbrug i m3 fra måler(e) på ejendommen
2.  Udtræk med vejnummer (7 cifre + evt. et bogstav) samt forbrug i m3 fra måler(e) på ejendommen
3.  Udtræk med målernumre (8 cifre) samt målerstand ved periodens afslutning.

Før dette udtræk kan dannes fra Funktioner/KMD Udtræk skal indtastes en Kommune Identifikationskode på 6 cifre bestående af Kommunenummer(3 cifre), Distriktnummer (1 ciffer) og vandværks identifikations nummer (2 cifre). KMD Indetifikations nummeret vil blive udleveret af den kommune, som har ønsket at modtage måleraflæsningsdata på denne måde.

Anden hjælp

Generelt
Medlemmer
Takster
Terminer
Betalinger
Finansbogføring
Hovedmenu