Hjælp Takster

Generelt om takstbladet
Indhold af takstbladet
Redigering af takster
Faktureringsfunktioner
Netfakturering
Øvrige funktioner

Generelt om Takstbladet

Takstbladet er det centrale modul for al "Gør-det-selv" fakturering.
Når 'Redigering' er aktiveret, forvandles Takstbladet til et opkrævningsværktøj, hvorfra Administrator kan klargøre fakturaer, udføre fakturerings- og rykkerprocedure m.v.

Foreningens medlemmer vil opleve takstbladet som normalt takstblad indeholdende relevante oplysninger om foreningens kontingenter, afgifter og gebyrer.
Det er muligt at linke til til takstbladet fra foreningens hjemmeside. 
Link udleveres af webmaster ved forespørgsel.

For at skelne imellem de 2 tilstande af takstbladet, refereres til:

- det interne takstblad (administrators opkrævningsværktøj), og
- det eksterne takstblad (det som medlemmerne ser)

Som for medlemslisten er det administrator der bestemmer hvilke datafelter og overskrifter de enkelte kolonner i takstbladet skal have, samt hvilke datafelter der skal være inkluderede i det interne henholdsvis det eksterne takstblad. Yderligere har adminstrator mulighed for at skjule hele afgiftsrækker i det eksterne takstblad.
Behov herfor vil fremgå senere i beskrivelsen af takstbladets indhold.

Takstbladet kan maksimalt indeholde 99 afgifter inkl. overskrifter.
Der kan beregnes op til 18 faste afgifter + 6 faste gebyrer, og yderligere 6 supplerende afgifter + 3 supplerende gebyrer pr. medlem, hvilket burde være tilstrækkeligt for opkrævning af 10 måneds rater i et varmeværk eller en boligforening hvorunder der holdes styr på restancer og aconto indbetalinger.

Der findes dedikerede felter for faste henholdsvis supplerende restancer samt faste og supplerende aconto indbetalinger pr. medlem i tillæg til de faste/supplerende afgifts-felter.

Opkrævningsværktøjet er så avanceret, at der kan foretages en årsafslutning i et vandværk, hvor tidligere betalt aconto fratrækkes samtidig med at ny aconto rate opkræves.
I samme kørsel kan foretages supplerende opkrævning af en tilslutningsafgift eller kvartalets flytteopgørelser.

Specielt for boligforeninger er det muligt at foretage fordeling af summen af faste afgifter på de enkelte lejemål - måske med m2 som fordelingsnøgle.

Takstbladets indhold

Afgifterne i takstbladet fordeles standard i 3 grupper, nemlig

• Faste afgifter
• Gebyrer, og
• Supplerende afgifter

- hvor gebyrerne er fælles for faste og supplerende afgifter, og
- forskellen imellem faste og supplende afgifter er at de supplerende afgifter kan udfaktureres med kort tidsfrist
- hvilket vil sige inden for en uge (se uddbyning herom efter skemaet)
- den supplerende regel om kort tidsfrist gælder også rykkere og flytteopgørelser

Datafelterne i takstbladet er vist i nedenstående skema.
Administrator kan som i medlemslisten redigere i overskrifterne i de enkelte datakolonner, således at indholdet svarer til forbrugernes forventninger / foreningens kotume for hvorledes det eksterne takstblad bør præsentere sig. 

Sortering på Alias:
I stedet for ID-numre anvendes et Alias nummer i 3 grupper, indenfor hvilke afgifterne automatisk sorteres.
D.v.s at man kan bytte rundt på rækkefølgen af afgift nr. F01 og F03 ved at ændre F01 til F03 og F03 til F01.
Det er også muligt at flytte en Supplerende afgift til en Fast afgift efter ovenstående princip - når afgiftstypen samtidig ændres fra Supplerende til Fast afgift.


Forfaldsdato (kort og lang tidsfrist):
Forfaldsdato skal være anført på den primære afgiftslinie i opkrævningen, hvilket almindeligvis vil være første afgiftslinie. Hvis der er tale om en rykkerkørsel, betragtes rykkergebyret dog som den primære afgift.

Supplerende afgifter kan udfaktureres med kort tidsfrist, hvilket i Nets/PBS-terminologi vil sige at fakturaen udskrives som en papir-regning uanset om medlemmet måtte være tilmeldt Nets/PBS, hvor information om opkrævningen sker via meddelse på medlemmets månedlige bankkontoudskrift med efterfølgende automatisk træk fra medlemmets bankkonto på forfaldsdagen.

En supplerende afgift vil altid blive udfaktureret 'med kort tidsfrist' uanset om forfaldsdatoen måtte være i næstkommende måned. Forfaldsdato for faste og supplerende afgifter skal være forskellige.
En rykker vil altid blive udfaktureret som 'med kort tidsfrist'
En flytteopgørelse vil ligeledes blive udfaktureret 'med kort tidsfrist'.

Forfaldsdato for faste afgifter er med 'lang tidsfrist' da disse opkrævninger formodens at være planlagt i god tid.
Hvis en fakturering er planlagt med forfald den 5. februar, er sidste tidsfrist for udfaktureringen 20. januar, således at medlemmer tilmeldt Nets/PBS får oplysning om trækket i det månedlige bankkontoudskrift pr. ca. 1. februar.
I Foreningscentralens TotalPBS service er det i øvrigt således, at medlemmer der ikke er tilmeldt Nets/PBS får regningene tilsendt som almindelige papir-regninger fra Nets/PBS.

Med kort tidsfrist er det muligt at udføre en opkrævning den 10. februar med forfald 3 dage senere.

Tilknytninger:
Nøglefelterne medlemstype, Info1, Info2, X1, X2 og X3 i medlemslisten er dedikerede for udpegning af hvilke medlemmer der skal betale et bestemt kontingent eller afgift i takstbladet - eventuelt reguleret af beregningsfaktorerne Faktor1-3.

Det er muligt på listerne 'Medemstype', Info1 og Info2 at udpege mere end et emne pr. afgift.
Hvis en multi-udpegning ønskes ophævet, kan dette ske ved først at markere alle (og Ret) og derefter ny udpegning (og Ret).

Det er selvfølgelig også muligt at oprette flere Takst-records med forskellige afgifter for samme termin, som så tilknyttes forskellige medlemstyper.
Tilfældet kunne være at det ikke er muligt at opstille en matematisk korrekt beregningsfaktor for taksterne.
I dette tilfælde kunne tænkes at administrator ønsker at skjule nogle af afgiftslinierne i det eksterne takstblad!

Terminer:
Opkrævningsterminerne er specificerede i sit eget skærmbillede hvortil genvej fra overskriften "Terminer".
Terminerne er vigtige for foreninger, der ønsker at Foreningscentralen varetager opkrævningerne.
For "Gør-det selv" anvendes Terminerne til:
- specifikation af overskrift for opkrævningen (de øvrige oplysninger under terminer anvendes ikke)
- bortset fra definitionen af gebyrer for Rykker-1 og Rykker-2 og dermed identifikation af en rykkerkørsel
- og nok mest for vandværker identifikation og specifikation af en flytteopgørelse.
Hvis overskriften for en termin ikke er specificeret, anvendes standardiserede overskrifter på Nets/PBS-regningerne, hvilket eksempelvis er Kontingent opkrævning for foreninger.

Formler:
Formlerne er en supplerende instruks om afgiftens beregning, hvor p.t. er specificeret følgende:

/Fordeling til fordeling af fællesomkostninger blandt de tilknyttede medlemmer, hvor taksten er fællesomkostningen.
Efter faktureringen vil den grundlæggende fordelingsnøgle blive tilføjet fordelingsparamereret, eksempel /Fordeling=0,01 som udtryk for at omkostningen måske blev ligelig fordelt blandt 100 medlemmer.
Fordeling kan også foretages ved tilknytning af en beregningsfaktor, måske antal m2 i en lejlighed.

/Periodisering hvorefter den pågældende afgift periodiseres i forhold til ind- og udmeldelsesdato for det enkelte medlem. Hvis hverken ind- eller udmeldelsesdato er anført for et medlem, foretages ingen periodisering

/Rater=X hvor X kan være 2, 4, 6, 8, 10 eller 12.
Denne instruks kan eksempelvis resultere i at en vandafgift der beregnes som Takst * Alle medlemmer * Skønnet årlig vandforbrug automatisk deles med X og dermed det specificerede antal rater.

/Max=X hvor X eksempelvis er 1000.
/Min=X hvor X måske også er 1000.
Hvis Faktor1 eksempelvist indeholder Målt eller Skønnet forbrug, betyder dette at en M3 afgift kan beregnes for en takst for de første 1000 m3 (=Max) og forbruget over 1000 beregnes med en laveret takst (=Min)

Formler kan anvendes for faste og supplerende afgifter, men ikke gebyrer.

Check endvidere optioner, som kan være bestemmende for om en formel udføres eller ej.
Eksempelvis skal "Periodisering mulig" være anført som option, før det er muligt at anvende formlen /Periodisering.

Hvis flere formler ønskes aktiveret for en og samme afgift, adskilles disse med ; (semikolon)
Eksempel: /Periodisering; Rate=2
Kombinationen /Fordeling; /Periodisering er ikke lovlig, da det ikke vil være muligt at konstruere en korrekt grundlæggende fordelingsnøgle, men kombinationen /Fordeling; Rater=2 er OK.

Redigering af takstbladet

Redigering af takstbladet (interne/eksterne)

Redigering af overskrifter i det interne og eksterne takstblad:

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2.  Under Funktioner (ny dropdownbox til venstre for Rediger-knappen) vælges først

    a.   Det interne takstblad, hvor Indhold og Overskrifter af de enkelte datakolonner
         kan specificeres/ændres
   
    b.   Det eksterne takstblad, hvor udseendet af det normale takstblad
         kan opsættes for bestyrelsen, medlemmer og eventuelt gæster.

3.  Tryk så på OK pr. opdatering og endelig på Slut redigering.

Redigering af afgifter:

En opdatering udføres som følger:

1.  Tryk på Redigering  (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')

2. Tryk på  ">>"  ud for det afgiften, og 2 nye felter, nemlig "Ret" og "Slet" kommer frem.

    a.   Ret måske taksten og tryk så på "Ret"
    
    b.   Ønskes afgiften slettet, trykkes på "Slet"

3. Oprettelse af en ny afgift eller et nyt gebyr

    a.   Tryk på Knappen "Ny" eller "Nyt Takst" i øverste venstre hjørne af takstbladet
          - og en ny linie indsættes til sidst i takstbladet med betegnelsen "Nyt takst"
          - Alias for den nye afgift vil være X00
    
    b.   Ret betegnelsen, vælg afgiftstype, suppler øvrige oplysninger og tryk så på "Ret"
          - Alias X00 ændres automatisk til Fxx, Gxx eller Sxx afhængig af valgt afgiftstype.

4.  Tryk så på Slut redigering.

Faktureringsfunktioner

Faktureringsfunktionene er alene tilgængelige for Administrator og aktiveres gennem 'Redigering', hvor et tekstfelt med teksten 'Opdatering' kommer til syne midt i skærbilledets menu-panel.

>Ved aktivering af pilen i højre side af 'Opdatering' fremkommer en liste med følgende indhold:

• Klargøring
• Fakturering
• 1. rykker
• 2. rykker
• Nulstilling
• Overførsel

Fremgangsmåden for de ovennævnte funktioner er fælles, nemlig at der eksempelvis trykkes på Klargøring, foretages afkrydsning af de afgifter der ønskes klargjort og efter følgende trykkes på knappen Klargøring i Takstbladets øverste venste side, hvorefter funktionen udføres.

Ditto for Fakturering, 1- og 2. rykker samt Nulstilling, hvor indholdet af aktiveringsknappen i takstbladets øverste højre hjørne skifter til Fakturering, 1-Rykker, 2-Rykker henholdsvis Nulstilling.

Klargøring fungerer som fakturering uden at der gennemføres en egentlig fakturering.
De berørte afgifter pålægges de enkelte medlemmer ifølge de opstillede regler, og ligger nu klargjort til fakturering, og kan besigtiges på Betalingsoversigten, hvor de enkelte afgifter er markerede med status 'Klargjort'.
Fra Betalingesoversigten er det nu muligt at foretage ændringer i enkelte medlemmers pålagte afgifter/kontingenter.
Et eksempel hvor dette kunne anvendes, er hvor et medlem kun skal betale det halve i kontingent og formlen /Periodisering ikke er anvendt.

Fakturering gennemløber de markerede afgifter ifølge de opstillede regler og lægger disse ud på de berørte medlemmer med status 'Faktureret'.
Systemet foretager automatisk markering af faste afgifter der er modne til fakturering.
Skulle forfaldsdag ikke matcher 'lang betalingsfrist' anmodes bruger om at indtaste en ny forfaldsdag.
En supplerende opkrævning kan udføres samtidig med fakturering af faste afgifter.Hvis den enkelte afgift allerede er klargjort, skiftes status fra Klargjort til Faktureret og det klargjorte beløb udtages til fakturering for det enkelte medlem.
Herefter udskrives på skærmen indholdet af faktueringen uden adresseinformation til brugers kontrol.
Hvis noget mangler trykkes på Fortryd ellers OK, hvorefter specifikation af den foretagede fakturering sendes til administrators email.
'Gør det Selv' brugeren bliver nu bedt om at downloade Nets/PBS-betalingsfil til sin lokale Nets/PBS-Mailbox, hvorfra indholdet sendes til Nets/PBS, mens 'Servicebureau' brugeren får meddelse om at betalingsfilen er sendt til Nets/PBS.
Det er ikke meningen at 'Servicebureau' brugen skal anvende disse funktioner - men muligheden er tilstede.

Rykker-1 kørsel gennemføres standard 2 uger efter betalingsfristens udløb og omfatter forfaldne faste og eventuelt supplerende afgifter i samme kørsel.
Rykker-2 kørsel gennemføres standard 2 uger efter forfaldsdag for skyldige Rykker-1 markerede beløb.
Udgangspunktet for en rykkerkørsel er et Gebyr med Terminen 'Rykker-1' henholdsvis 'Rykker-2' som allerede vil være afkrydset, ved aktivering af Rykker1/2.
Procedure for udfakturering af rykkere er som for Fakturering.

Nulstilling er en oprydningsfunktion, hvor beløb markerede som 'Betalte' på Betalingsoversigten automatisk slettes, når denne funktion aktiveres.
Ved afmærkning af et eller flere afgifter, slettes det aktuelle afgiftsbeløb pr. tilknyttet medlem med den aktuelle status. Flere skyldige beløb af samme afgiftskategori, kan faktisk forekomme, hvorfor altid det sidste beløb.

Samtidig er det muligt at rette status fra eksempelvis Forfalden til Faktureret, eller Rykker-2 til Rykker-1; men kun i et skridt ad gangen.
Et eksempel på hvornår status ønskes ændret, er at Fakturering er udført - men fortrudt, da visse afgifter ønskedes korrigeret først. D.v.s. at status ændres til Klargjort for samtlige afgifter, rettelserne udføres og ny fakturering udføres, som nu er OK.

Overførsel er ligeledes en oprydningsfunktion som kan anvendes før en ny opkrævning - og der stadig findes restanter fra forrige opkrævning
Ved afmærkning af et eller flere afgifter, identificeres de underliggende medlemmer for overførsel af forfaldne beløb til 'tidligere restancer'. 
Hvis et gebyr udpeges medtages samtlige gebyrer for de pågældende medlemmer i restance overførslen.
Eventulle afgifter af type 'Aconto' slettes blot uden overførsel.

'Gør det selv' brugeren er nødt til selv løbende at foretage oprydning.

Faktureringstekstertil udskrift efter selve fakturaspecifikationen, kan indtastes i feltet vist nederst i takstbladet før "Fakturerings-knappen" aktiveres. Dette kunne være en meddelelse til medlemmerne, indkaldelse til den kommende generalforsamling el. lign.

Under Terminer er det muligt at indrykke mere permanente standard meddelelser - herunder rykkermeddelelser for første og anden rykker.
- som så eventuelt korrigeres umiddelbart før fakturaen udstedes. 

OBS:  Hvis der i den forudgående faktureringsperiode har være afgang af medlemmer - herunder fraflyttede forbrugere i et vandværk - husk da at slette disse medlemmer eller sæt medlemstypen til blank (ingen tekst), såfremt disse ikke ønskes medtaget i faktureringen.

Hvis der i medlemslisten er sat en dato for udmeldelse el. lign. vil denne oplysning blive brugt til en eventuel periodisering af kontingentet/afgiften frem til udmeldesdagen - og opfattes således ikke som en besked om undlade fakturering af det pågældende medlem.

Derfor slet udgåede medlemmer som ikke ønskes faktureret.

NetFakturering

Netfakturering er et alternativ / et supplement til Nets/PBS-opkrævning, nærmere beskrevet under Betalinger, hvor en funktion findes for udsendelse af fakturaer til medlemmerne pr. email med en anvisning om betaling via NetBank.
Fakturaerne kan forsynes med en kodelinie for elektronisk registrering som en FI-indbetaling.

Hvis denne funktion ønskes anvendt, skal faktureringsgrundlaget forinden være klargjort som beskrevet i dette afsnit, hvor følgende særligt bedes bemærket:

a.  Taksterne skal være klargjort til fakturering; d.v.s. at Status pr. takstlinie skal fremstå som "Klargjort, Faktureret evt. Forfalden" før det er muligt at fremstille en NetFaktura.

b.  En rykker skal ligedes være "Klargjort" før en rykkerfaktura kan fremstilles som NetFaktura.
Dette udføres ved at ændre Status pr. takstlinie til "Rykker1" eller "Rykker2" på tidligere udfakturerede, nu "Forfaldne" terminer.

Ændring af Status på en takst og samtlige underliggende klargjorte, evt. udfakturerede beløb udføres fra "Redigering", hvor Status på de enkelte takster efter tur ændres med et efterfølgende tryk på "Ret".
Det er ikke muligt at ændre Status i mere end ét niveau i op- eller nedad-gående retning ad gangen!

Faktureringstekster kan forberedes under Terminer som for NetFakturaer.

Endelig er der Kontoudtoget, endnu en funktion under Betalinger, som har et lignende layout som NetFakturaen, hvor overskriften "Kontoudtog" kan ændres til "Faktura", "Regning", "Kontingent Opkrævning" el. lign. efter behov.
Kontoudtoget er beregnet for udskrift på papir.

Hvis et kontoudtog ønskes anvendt som Faktura, kan indholdet klargøres efter samme retningslinier som beskrevet for Netfaktura.

Det er ikke muligt at tilknytte en Faktureringstekst til et kontoudtog, som beskrevet for Nets/PBS-opkrævninger og NetFakturaer.

Øvrige funktioner

Andre funktioner forbeholdt administrator er:

- redigering af optioner

Funktion hertil er den nederste på dropdownlisten 'Funktioner'

Optioner:

a.  Takster er default inkl. moms
- bevirker at moms-typen ved oprettelse af nye takster markeres som inkl. moms

b.  Ingen moms på takster ekskl. moms
- denne regel gør at en forening kan køre et mix af afgifter med og unden moms
- forudsætningen er at default moms (pkt. a) er markeret som inkl. moms.

c.  Ingen moms på gebyrer
- generel undtagelsesregel for gebyrer, hvor det ikke er nødvendig at markere b) når alene gebyrer

d. Aconto kaldes forudbetaling
- hvis begrebet Áconto er ukendt i en forening anvendes ordet 'forudbetaling' i stedet hvor relevant
- hvilket vil sige på Nets/PBS-fakturaer.

e. Fakturering Basis-PBS
- Foreningscentralen supporterer efter speciel aftale Basis-PBS som alternativ til Total-PBS.

f. Nets/PBS-faktura med CVR-nummer
- SE/CVR nummer vil blive indsat på samtlige PBS-fakturaer i en separat linie

g. PBS-faktura med Sted-1
- feltet LF1 (se medlemsliste) vil blive indsat på PBS-fakturaerne
- relevant for vandværker og sommerhusforeninger, hvor dette felt som oftest indeholder adressen på ejendom eller sommerhus

h. PBS-faktura med Sted-2
- feltet LF2 (se medlemsliste) vil blive indsat på PBS-fakturaerne
- alternativ til LF1 for ejendom/sommerhusadresse.

i. Muligt at periodisere afgifter
- skal markeres hvis formel /Periodisering skal have effekt.

j. Muligt at specificere afgifter
- skal markeres hvis det ønskes at en beregningen af afgift skal vises specificeret på PBS-regningerne

k. Samlebilag ved fakturering
- supplerende bilag indeholdende en sammentælling af opkrævede afgifter til bogføring (anbefales)

l. Auto fremføring af næste termin
- aktuel ved genbrug af terminer, hvor forfaldsdato for takster automatisk fremføres til den aktuelle periode.
- denne funktion er begrænset for månedlige og kvartalsvis udfaktureringer
- men kan tænkes at blive implementeret også for halvårlige og årlige kontingentopkrævninger

m. Auto overførsel af skyldige restancer
- automatisk udførelse af overførsel til restance i forbindelse med klargøring og fakturering
- se beskrivelse under 'Overførsler' som kan udføres uden at denne option er slået til

n. Auto nulstilling af betalte afgifter
- er pr. default slået til i alle foreninger, men kan ændres til at dette undlades i forbindelse med en nulstilling
- hvis altså foreningen ønsker at bevare oplysningen om hvem der har betalt hvad

Anden hjælp

Generelt
Medlemmer
Terminer
Betalinger
Målere
Finansbogføring
Hovedmenu