Hjælp Finansbogføring
Hjælp FinansbogføringForeningscentralens finansbogføringsprogram er en internet udgave af det populære WinRegn Finans PC-program, hvor brugervenligheden har fået et ekstra hak opad.
Eksempelvis vises løbende status på OBS-konti under redigeringer i kassekladden.
Obs Konti er konti som i kontoplanen er navngivet for anvendelse som
modposter, typisk "Kasse", "Bank" og "Giro".
Der er findes 2 demo-versioner hvor de fleste bogføringsfunktioner kan afprøves, nemlig i "demo foreningen" og "demo vandværket" hvoraf sidstnævnte er moms-registreret. Undtagelserne er årsafslutning, redigering af kontoplan samt andre særlige funktioner forbeholdt administrator.
Hvis administrator har markeret at bestyrelsen/revisionen har adgang til
bogføringsprogrammet, vil disse kunne manøvrere rundt i systemet, herunder
foretage opdateringer - som i demo versionerne.
Effekten er den samme: Opdateringerne falder automatisk tilbage når
brugeren forlader systemet.
a. Ny kladde postering
Den enkle:
1. Tryk på Ny Post
2. Vælg konto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.
3. Vælg en modpost fra dropdown boksen under knappen "Modpost"
4. Indsæt beløb og korriger bogføringsteksten
5. Tryk på knappen "Opdater Post".
Effekt: I kassekladden er oprettet en post på 1 linie.
Den dobbelte:
1. Tryk på Ny Post
2. Vælg konto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.
3. Indsæt beløb og korriger bogføringsteksten
4. Tryk på knappen "Opdater Post".
Effekt: I kassekladden er oprettet en post uden modpost.
5. Tryk på knappen "Modpost"
6. Vælg modkonto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.
7. Tryk på knappen "Opdater Post"
Effekt: Endnu en post er oprettet i kassekladden som udligner den første post.
Det tilrådes at starte en ny postering ved udpegning af en konto i status-delen for derefter at vælge en modpost i balance-delen af konto-træet.
En undtagelse er hvis en udgift skal fordeles på flere drifts-konti, hvor det vil være mest fordelagtigt at starte med en nedskrivning på banken, for derefter at modpostere de beregnede beløb på de respektive drifts-konti.
Ovennævnte princip er i øvrigt det samme, når moms skal afregnes og konti for salgs- og købsmoms ønskes nulstillet før næste momsafregning.
b. Ret kladde postering
1. Udpeg i kassekladden posten der ønskes korrigeret
2. Ret tekst, bilag, dato m.v. i redigeringsboksen
3. Tryk på Opdater Post.
Effekt: Linien i kassekladden er rettet til det ønskede.
c. Slet en kladde postering
1. Udpeg i kassekladden posten der ønskes slettet
2. Afmærk Slet nederst i redigeringsboksen.
3. Tryk på Opdater Post.
Effekt: Linien i kassekladden er slettet.
d. Indsæt en kladde postering
1. Udpeg stedet kassekladden, hvor en ny post ønskes indsat
2. Afmærk Indsæt nederst i redigeringsboksen.
3. Tryk på Opdater Post.
Effekt: Ny linie indsat i kassekladden på det ønskede sted.
4. Korriger posten jvfr. procedure for Ret Post.
Ved tryk på symbolet
i redigeringsboksen midt
mellem "Ny Post" og "ModPost", åbnes konto-træet med kontonumre i tillæg til
kontoteksten.
I denne udgave af konto-træet vil indholdet af de enkelte konti automatisk
blive overført til redigeringsboksen, som for "Ny Post" - men billedet
forsvinder ikke ved udpegning af en bogføringskonto, som i "Ny Post" og
"Modpost" (hvor alene konto-nummer for modposten overføres).
Denne funktion kan være nyttig i forbindelse med "Indsæt Post" samt inspektion
af effekten af en kassekladde tømning, før denne godkendes.
e. Tømning af kassekladden
Når kassekladden har nået et omfang
- hvor det begynder at knibe med overskueligheden,
- eller terminen for momsafregning er nået (d.v.s. 30/6 eller 31/12)
er det på tide at bogføre kassekladden.
Det er i øvrigt god skik minimum at tømme kladden den sidste dag pr. kvartal,
hvor bankerne normalt udsender konto-udskrifter, som kan anvendes for
afstemning med kladden.
Et månedligt interval kan også være fornuftigt afhængig af mængden af
finansbilag.
Undgå sporadisk tømning af kassekladden efter få bilag når der ikke findes materiale for afsteming af likviderne (kasse, bank og giro)
Procedure: Tryk på knappen "Tøm kassekladde" øverst i venstre side af redigeringsboksen.
Effekt: Indholdet bogføres og ny tom kassekladde vises sammen med en "Godkendt" knap.
Før der trykkes på "Godkendt" kan anbefales at inspicere kontotræet til sikring af at nøgle-konti (kasse, bank, giro m.fl.) er i overensstemmelse med det forventede.
Hvis ikke dette er tilfældet gå da tilbage til start-menuen og aktiver igen
"Finans"
- og den gamle kassekladde er tilbage med sidste opdatering
- ret det fornødne
- og prøv så igen at tømme kassekladden.
Ved aktivering af "Godkendt" fanger bordet. og det er ikke længere muligt at
komme tilbage.
OBS: Hvis der indtastes nye posteringerer i kassekladden efter en
tømning, redigeres i kontoplanen el. lign. - betragtes dette som en indirekte
godkendelse af den tidligere tømte kladde - også selv om "Godkendt" knappen
ikke har været aktiveret!
Husk til sidst at udskrive bogføringsjournalen, som det er god skik at indsætte
i regnskabsmappen efter sidst bogførte bilag sammen med en bemærkning om at
nøglekonti er afstemte (bank, giro).
Denne bemærkning bevirker at man ikke skal lede efter en eventuel afvigelse i
forhold til bank-udskrift før dette sted.
Tryk på "Rediger" i toppen af menuen, og et nyt skærmbillede visende kontoplanen i et hierakisk træstruktur vises sammen med en redigeringsboks.
a. Primo poster
I balancen er muligt at indsætte primo-poster, hvilket vil sige åbningsposter for et nyt regnskab.
Principielt er samtlige Aktiver positive primo-tal, som udlignes at de Passive posters negative primo-tal.
D.v.s. at hvis der indsættes 100.000 kr. i banken og 50.000 kr. på giro'en, kan
dette udlignes at en egenkapital (= Reserver primo året) på -150.000 kr.
Hvis standard kontoplanen fra Finanscentralen anvendes, bemærk da at
skillelinien mellem Aktive og Passive konti er gruppen Moms, hvori samtlig
konti er markerede som passive, selvom salgsmoms principielt er en aktiv
konti. Dette er gjort for nemmest at kunne overkue momsafregningen.
Undlad venligst at korrigere salgsmomsen!
b. Budget poster
I resultat-delen er på samme plads som primo-posterne i balance-delen mulighed for at indsætte budgettal for de forskellige driftskonti.
Effekten af dette vil være synligt ved udskrift at en Resultat-opgørelse, som kan vise status på år-til-dato bogføringer sammenholdt med årets budgettal.
Dette er et nyttigt redskab for administrator at medbringe til et bestyrelsesmøde.
c. Ret konto
Efter udpegning af en konto i konto-træet kan indholdet ændres fra redigeringsboksen.
Når "Ret Konto" nævnes før "Ny Konto" i denne vejledning, er det fordi det principielt skal tilrådes at korrigere ikke ønskede konti - før helt nye oprettes i en standard kontoplan.
d. Ny konto
1. Udpeg stedet i konto-træet, hvor en ny konto ønskes indsat.
2. Afmærk om den nye konto skal indsættes på samme niveau eller næste niveau
3. Registrer tekst, debet/kredit, salgs/købs-moms - og mest vigtigt et nyt konto nummer.
4. Tryk på Opdater Konto.
e. Slet konto
1. Udpeg kontoen der ønskes slettet.
2. Marker "Slet" nederst i redigeringsboksen
3. Tryk på Opdater Konto.
I menuen findes funktioner for visning af kontoplanen med kontonumre m.v.
Redigering af kontoplanen afsluttes ved tryk på knappen "Slut redigering".
a. Årsafslutning
Årsafslutning af regnskabet aktiveres fra Funktioner/Afslutning.
Hvis sidste års resultat ikke er flyttet til konto for Egenkapital, gøres dette
automatisk før et nyt resultat indsættes.
Effekt: Resultat-delen nulstilles og nye primo-tal dannes for bogføring sammen
med første kassekladde for det nye regnskabsår.
b. Aktuelt regnskab
Skift imellem indeværende og sidste års regnskab
- der kan alene bogføres i indeværende års regnskab
c: Skift kassekladde
Skift mellem 2 disponible kassekladder, hvor anvendelsen er tænkt som følger:
- i kladde 1 kan opsamles de sidste transaktioner fra det næsten
afsluttede regnskabsår
- mens de nye transaktioner for det nye regnskabsår opsamles i kladde 2.
d. Opsætning
Under opsætning kan indsættes:
- den aktuelle regnskabsperiode
- næste bilagsnummer
Udskrifter
- Bogføringsjournal
- Kassekladde
- Kontoplan
- Kontoudtog
- Resultatopgørelse
- Balance
Optioner
Funktion hertil er den nederste på dropdownlisten 'Funktioner'
a. Adgang bestyrelse/revision - bevirker at bestyrelsen (og revisor udrustet med adgangskode som bestyrelsesmedlem) vil kunne inspicere det aktuelle regnskab herunder foretage udskrifter.
b. Revisor må opdatere - gør at revisor ud over at kunne inspicere
regnskabet også vil være i stand til at foretage opdateringer, hvilke typisk
vil vær omposteringer og efterposteringer i forbindelse med årsafslutning af
regnskabet.
c. Automatisk momstræk - er en funktion for den rutinerede
kasserer, som ikke udnytter kontotræet for udpegning af konti for bogføring,
men indtaster kontonumrene direkte i stedet. Når denne funktion er
aktiveret, trækkes salgs- eller købsmoms automatisk under bogføringerne,
såfremt dette er markeret for den pågældende bogføringskonto.