Hjælp Terminer Hjælp Terminer Terminer er det centrale modul for al "Service-bureau" fakturering samt stedet hvor regler for den automatiserede opkrævningsprocedure opsættes.
En forudsætning for at Foreningscentralen kan optræde som Servicebureau, er at Foreningscentralen er registreret som data-leverandør hos PBS.
Hvis foreningen selv ønsker at udføre eksempelvis
Rykker-2 procedure som "Gør-det-selv" er dette stedet hvor arbejdsfordelingen
imellem Foreningscentralen (FC) og foreningen specificeres.
Administrator har som den eneste ret til redigering af terminer, og kun
bestyrelsen har læseret til indholdet.
Terminerne kan også omfatte supplerende opkrævninger, hvilket i PBS-terminologi vil sige opkrævninger med kort tidsfrist - og regninger på papir uanset om det enkelte medlem er tilmeldt PBS betaling eller ej.
Takstblad med specifikation af de underliggende afgifter skal være til stede pr. opkrævningstermin.
I Servicebureau konceptet skal termin og
underliggende afgifter/takster være på plads
- senest 7 dage før
forfaldsdag for en supplerende opkrævning, og
- senest den 15. i måneden før en forfaldsdag i næstkommende måned for faste
opkrævninger
I Gør-det-selv konceptet er tidsfristerne
- senest 3 dage før forfaldsdag for en
supplerende opkrævning, og
- senest den 20. i måneden før en forfaldsdag i næstkommende måned for faste
opkrævninger
Indhold af terminer
Datafelterne for terminer er vist i nedenstående skema.
Der kan maksimalt registeres 99 terminer, eller rettere:
- max. 99 records indeholdende oplysninger om de enkelte
opkrævningsterminer
| No. | Datafelt | Indhold | Bemærkning |
| 1 | ID | Id-nummer | Automatisk tildelt - kan ikke ændres. |
| 2 | Opkrævningstype |
Fast opkrævning |
Opkrævningen vedrører alene faste afgifter |
| 3 | Overskrift for opkrævningen | Tekst | Overskrift for terminen. Eksempler: Kontingent opkrævning, Årsopgørelse, Flytteopgørelse etc. Anvendes som overskrift på PBS-fakturaer |
| 4 | Opkrævnings-tidspunkt | Opkrævningsmåned Betalingsmåned Forfaldsdag |
Måned hvor betalingsdata skal sendes til PBS Måned hvor betalinger forfalder Dag i måneden hvor betalinger forfalder. |
| 5 | Opkrævnings-frekvens |
Årlig |
Årlig, halvårlig, kvartalsvis og månedlig vedrører fortrinsvis faste
opkrævninger. Sporadisk kan anvendes for en supplerende opkrævninger. Feltet anvendes til periodisering og information. |
| 6 | Arbejdsdeling | Klargøring Fakturering 1. Rykker 2. Rykker Betaling |
Checkmarkering for arbejdsfordeling Hvis FC skal udføre fakturering er klargøring inkluderet i opkrævningsproceduren. Hvor FC udfører fakturering er betaling ligeledes inkluderet i opkrævningsproceduren. |
| 7 | Seneste kørsel | Dato Kørsel Enheder Kr. |
Dato for seneste kørsel Fakturering, 1. rykker, 2. rykker Antal afgifter udfaktureret ialt Bundlinie beløb faktureret i kørslen. |
| 8 | Note | Tekst | Supplerende besked til administrator fra FC om kørslen. |
Opkrævningstidspunkter og frekvens
Hvis den pågældende termin
er en ren 'Gør-det-selv', kan undlades at udfylde
felterne Opkrævningstidspunkt og Frekvens, da disse oplysninger findes i
dublerende udgaver i takstbladet, hvorfra 'Gør-det-selv' faktureringen foregår.
Det bedes bemærket at det ikke er muligt at anføre et årstal for
opkrævningstidspunkt eller eksakt forfaldsdato med årsangivelse. Dette
tilgodeser at administrator kan opstille en termins-regel 'en gang
for alle, hvorefter det årlig kontingent prompte udfaktureres til
forfald den 15. februar hvert år som eksempel.
Systemet finder selv ud af at justere forfaldsdato ind til nærmeste bankdag.
Hvis den 15. feburar eksempelvis er en søndag, anvendes den 16. februar
- og skulle den 15. februar være en lørdag, anvendes den 14. februar som
forfaldsdag.
Specielt
for Servicebureau-brugere!
Venligst anfør samme forfaldsmåned+dag for faste- og supplerende
opkrævninger i samme måned.
Forfaldsdato
for faste og supplerende opkrævninger skal være forskellige, når der i
samme måned foretages både en fast og en supplerende kørsel - siger PBS.
Dette vil ske automatisk for Servicebureau-brugere - som derved
sparer et startgebyr.
Arbejdsfordeling:
Når felter i arbejdsfordelingsskemaet er markerede med FC betyder
dette, at Foreningscentralen skal udføre den pågældene opgave som
servicebureau. Opgaven kunne eksempelvis være udfakturering af det
faste årlige kontingent og efterfølgende automatisk at udfakturere første
rykker.
Hvis foreningen ikke har foretaget en FC-markering for 2. rykker, betyder dette
at foreningen selv gennemfører rykning af de medlemmer der stadig ikke har
betalt det skyldige kontingent efter første rykning.
Dette eksempel er i øvrigt typisk.
D.v.s. at Foreningscentralen optræder som Servicebureau for 2 kørsler og foreningen optræder som 'Gør-det-selv' for den sidste rykker-kørsel.
Forskellen imellem
'Gør-det-selv' eller 'Servicebureau' er fleksibel og alene bestemt af om
FC er afmærket eller ej i Arbejdsfordelingsfeltet.
Det vil sige at en overvejende 'Servicebureau-bruger' uden problemer kan
specificere og udskrive en supplerende 'Gør-det-selv' faktura.
Hvis en fast kørsel er markeret med FC og en supplerende kørsel i samme måned
uden FC, gemmenføres begge kørsler automatisk som Servicebureau-kørsler.
Det bedes bemærket at Foreningscentralen er registret som data-leverandør hos
PBS, når en forening har tilmeldt sig Servicebureau-konceptet, hvorfor
'Gør-det-selv' fakturering udført af en Servicebureu-bruger bliver sendt
direkte til PBS gennem Foreningscentralen og at meddelelse om
indbetalingerne ligeledes returneres direkte til Foreningscentralen
- nøjagtig som i Servicebureau-konceptet - hvorfor der ikke vil være
nogen økonomisk gevinst for Servicebureau-brugeren at udføre opgaver som
'Gør-det-selv".
Situationen
kunne være at foreningen har passeret deadline for fast fakturering, men er
inden for tidsfristen af 'Gør-det-selv' grænsen - eller at 2. rykker ønskes
forsynet med en 'krads meddelelse' til de mere hårdnakkede skyldnere.
Supplerende
kontra faste opkrævninger:
En
supplerende opkrævning er en opkrævning der kan udfaktureres med kort
tidsfrist, hvilket i PBS-terminologi vil sige at fakturaen udskrives som
en papir-regning uanset om medlemmet måtte være tilmeldt PBS-betaling eller ej.
En supplerende opkrævning vil altid blive udfaktureret 'med kort
tidsfrist' uanset om forfaldsdatoen måtte være i næstkommende måned.
En rykker vil altid blive udfaktureret som 'med kort tidsfrist'
En flytteopgørelse vil ligeledes blive udfaktureret 'med kort tidsfrist'.
Faste opkrævninger er derimod altid med 'lang tidsfrist', hvorfor termin for
disse opkrævninger for Servicebureau opgaver, sammen med de underliggende
takster/afgifter skal være på plads senest den 15. i måneden forud for
forfaldsdagen i næstkommende måned.
'Gør-det-selv' brugere har frist til den 20. i måneden eller 7 bankdage inden
den pågældende måneds udløb (kan svinge imellem den 18. og den 22. i måneden).
En opdatering udføres som følger:
1. Tryk på Redigering (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')
2. Tryk på ">>" ud for det terminen,
og 2 nye felter, nemlig "Ret" og "Slet" kommer frem.
a. Ret måske betegnelsen og tryk så på
"Ret"
b. Ønskes terminen slettet, trykkes på
"Slet"
3. Oprettelse af en ny termin
a. Tryk på Knappen
"Ny" eller "Nyt Termin" i øverste venstre hjørne af terminsoversigent
- og en ny linie
indsættes til sidst i terminerne med betegnelsen "Nyt
termin"
b. Ret betegnelsen, suppler øvrige
oplysninger og tryk så på "Ret"
4. Tryk så på Slut redigering og se resultatet.
Faste
kørsler:
For hver
termin skal oprettes en record (= linie) pr. opkrævning i året.
D.v.s. at der skal oprettes 2 records for en halvårlig kontingentopkrævning,
nemlig en for første halvår og en til for andet halvår.
I et vandværk med 4 aconto rater og en årsopgørelse, hvori aconto rate 1
udsendes samtidig med årsopgørelsen, skal oprettes en record af typen
'Fast+Aconto' og 3 records af typen 'Fast Aconto'.
I en boligforening med 10 månedlige opkrævninger, skal oprettes 10 records
hvori opkrævningstidspunkt for de enkelte rater er specificerede.
Supplerende kørsler:
Ved 'Gør-det-selv' fakturering er
det ikke nødvendigt at oprette en termins-record for en supplerende opkrævning,
hvis overskriften 'Supplerende Opkrævning' kan akcepteres på PBS-fakturaen.
Forskellen imellem 'Gør-det-selv' eller 'Servicebureau' er iøvrigt fleksibel og
alene bestemt af om FC er afmærket eller ej i Arbejdsfordelingsfeltet.
Det vil sige at en 'Servicebureau-bruger' uden problemer kan specificere
og udskrive en supplerende 'Gør-det-selv' faktura.
Bortset fra ovenstående bemærkninger følges reglerne for faste kørsler med
hensyn til princip for oprettelsen af records pr. termin, hvor dog 'Frekvens'
nok overvejende vil være af typen 'Sporadisk' for en supplerende termin, da en
supplende kørsel sjældent er planlagt.
Hvis FC er afmærket i arbejdsfordelingsfeltet for en supplerende opkrævning,
udføres opgaven på 'Service-bureau vilkår' på det specificerede
opkrævningstidspunkt.
Rykkerkørsler:
Rykker-1 og Rykker-2 terminerne skal kun registreres een gang hver især.
D.v.s at der oprettes en record med typen 'Rykker-1' og en record mere med
typen 'Rykker-2'.
Frekvens = sporadisk, da der er tale om en supplerende opkrævning.
Rykkerkørslen gennemføres 2 uger efter forfaldsdato for faste afgifter,
henholdsvis 2 uger efter forfaldsdato for Rykker-1 for opsamling af de sidste
skyldnere.
Hvis der findes udestående forfaldne supplende opkrævninger, medtages disse i
rykkerkørslen, hvor det pågældende medlem pålignes et rykker-gebyr for skyldig
faste afgifter - og endnu et for skyldige supplerende afgifter - på hver sin
regning.
Flytteopgørelser:
Der skal i princippet oprettes 12 records af typen Flytteopgørelse
(eller Slutopgørelse), hvis et vandværk løbende ønsker udfakturering af
flytteopgørelser.
Mindre kan også gøre det. Hvis vandværket eksempelvis foretager udfakturering
af de faste afgifter kvartalsvist, kunne flytteopgørelserne samles sammen til
forfald samtidig med de faste udfaktureringer, hvorefter startgebyret for
udfakturering af flytteopgørelserne falder bort.
Der beregnes p.t. intet startgebyr i de tilfælde hvor der intet er at
fakturere.
Betalingsdata og dokumentation: