Hjælp Ny Forening
Hjælp Ny Forening
Tryk på knappen 'Ny Forening' og udfyld oprettelsesskemaet.
Ved oprettelsen af en ny forening fremsendes pr. email et brugervenligt Id-nummer og en adgangskode til foreningens administrator, som til start er den der opretter foreningen.
Administrator er typisk kasserer eller forretningsfører for den pågældende forening, men et andet bestyrelsesmedlem kan også være administrator.
Ved oprettelsen registreres foreningen som tilmeldt
medlemsservicen på prøve i 3 måneder.
Dette skulle give tid til at oprette medlemmerne og afprøve denne service.
For større foreninger herunder vandværker, kan Foreningscentralen tilbyde at
lægge medlemsdata på nettet (mod et passende vederlag), hvis disse sendes til
Webmaster i et Excel regneark, en kommasepareret fil el.lign.
Ca. 14 dage før udløb af prøveperioden, modtager
administrator en email indeholdende en anmodning om tilmelding.
Hvis tilmelding ikke returneres inden prøveperiodens udløb, betragtes
foreningen som afmeldt og de registrerede data slettes.
Når administrator logger ind første gang, kan indtastes separate adgangskoder for
- administrator
- bestyrelsesmedlemmer
- almindelige medlemmer, og
- ikke medlemmer (gæster)
Adgangskoderne giver mulighed for begrænse adgangen
til de enkelte services, herunder datafelter i medlemslisten.
Måske gæster overhovedet ikke skal have adgang til foreningens data,
almindelige medlemmer ikke kunne se betalingsdata, og bestyrelsesmedlemmer
ønskes tildelt ret til at opdatere navn og adresseoplysninger på nye medlemmer.
Ændring af adgangskoderne kan løbende foretages af
administrator under "Andre Funktioner"
Der findes opsætnings skabeloner for nedennævnte foreningstyper, som bliver anvendt ved foreningens oprettelse, nemlig
- Almindelige foreninger
- Antennelaug
- Boligforeninger
- Grundejerforeninger
- Idrætsklubber
- Idrætsforeninger (vælges hvis flere afdelinger)
- Roklubber
- Sejlklubber
- Sommerhusforeninger
- Vandværker
- Varmeværker
- nye foreningstyper vil løbende blive tilføjet.
I standard opsætningen bliver indsat individuelle overskrifter på de enkelte kolonner i medlemslisten, som administrator efterfølgende kan tilrette.
Medlemssystemet kan håndtere Idrætsforeninger med
flere afdelinger med egne bestyrelser samt kontingentfastsættelser
- men med fælles medlemmer som deltager i en eller flere
sportsaktiviteter.
Standard opsætning hertil med mulighed for etablering af egne medlemstyper
og hold vil blive oprettet ved valg af foreningstypen: Idrætsforening.
Ved valg af Idrætsklub oprettes medlemsliste for en sportsgren (ikke flere)
På administrators menu vil nederst være en særlig menu ved navn "Andre funktioner", hvor adgangskoder kan ændres, stamkortet opdateres - samt foretages af- og tilmelding af nye services.
Ved tilmelding til TotalPBS opkrævnings- og betalingsservice skal stamkortet suppleres med oplysning om SE/CVR nummer, PBS nummer og foreningens Kreditor nummer m.v.
Forudsætningen for at få et PBS-nummer er at
foreningen har fået et Kreditor nummer i banken.
Kreditor nummeret fungerer på samme måde som et Giro nummer og knytter sig til
foreningens bankkonto.
Ved udfyldelse af papirerne til PBS (Kreditoraftale
- BS01 og Dataleverandøraftale
- DL01) skal tillige oplyses et CVR-nummer, som de fleste foreninger ikke
har.
Anfør da noten: "Har ikke CVR" - og PBS tildeler et pseudo CVR.
Hvis foreningen ønsker at Foreningscentralen skal stå for PBS opkrævningen afmærkes på blanket DL01 rubrik 9 anvendelsen af PBS Mailbox med tilføjelse af noten: "Kører over Foreningscentralen", og i rubrik 11 kan indføjes "Foreningscentralen, Knud Benkjær, 43902812" for oplysning om softwarebureau.
Indtast SE/CVR=99999999,
PBS-nummer=99999999, og Kreditor nummer = 99999999 som midlertidige numre i
stamkortet - og husk at erstatte disse med de rigtige, når oprettelsen er
faldet på plads hos bank og PBS.
(se punktet "ændringer i stamkortet" nedenfor)
Ved afmelding stopper den pågældende service
med øjeblikkelig virkning, men medlemsdata bliver liggende til det pågældende
kvartals udløb, og kan således genaktiveres ved ny tilmelding.
Udfakturerede kvartalsafgifter refunderes ikke.
Under menupunktet "Andre funktioner" kan stamkortet opdateres, måske med ny email-adresse på administrator m.v.
Hvis administrator ikke er kasserer, regnskabsfører
el. lign, kan en alternativ betalingsadresse tilføjes på stamkortet.