Hjælp Finansbogføring

Generelt om finansbogføring
Redigering af kassekladden
Redigering af kontoplanen
Andre bogføringsfunktioner
Øvrige funktioner


Generelt om Finansbogføring

Foreningscentralens finansbogføringsprogram er en internet udgave af det populære WinRegn Finans PC-program, hvor brugervenligheden har fået et ekstra hak opad.

Eksempelvis vises løbende status på OBS-konti under redigeringer i kassekladden.
Obs Konti er konti som i kontoplanen er navngivet for anvendelse som modposter, typisk "Kasse", "Bank" og "Giro".

Der er findes 2 demo-versioner hvor de fleste bogføringsfunktioner kan afprøves, nemlig i "demo foreningen" og "demo vandværket" hvoraf sidstnævnte er moms-registreret. Undtagelserne er årsafslutning, redigering af kontoplan samt andre særlige funktioner forbeholdt administrator.

Hvis administrator har markeret at bestyrelsen/revisionen har adgang til bogføringsprogrammet, vil disse kunne manøvrere rundt i systemet, herunder foretage opdateringer - som i demo versionerne.
Effekten er den samme:  Opdateringerne falder automatisk tilbage når brugeren forlader systemet.

Regnskabsprogrammet starter op med at vise det grafiske kontotræ med sumtal af allerede bogførte posteringer.

Der kan skiftes fra visning af kontotræet til kassekladden ved tryk på
- og tilbage igen ved tryk på

 

Redigering af kassekladden

Kassekladde nr. 1 vil altid være valgt ved opstart, og er den kassekladde som normalt anvendes.
Kassekladde nr. 2 kan vælges og er tænkt anvendt ved årsskiftet til bogføringer som vedrører de nye regnskabsår, således at disse ikke flyder rundt på skrivebordet, mens der ventes på de afsluttende bilag for det aktuelle regnskabsår.
I Kontoplanen er for de enkelte konti markeret, hvorvidt disse er debet-(udgift)eller kredit(indtægt)-konti, samt hvorvidt der skal trækkes salgs- eller købsmoms af beløbet.
Disse markeringer kan ændres under bogføringen, som består af opbygning af en kassekladde, som på et eller andet tidspunkt tømmes.

For den øvede bogholder kan kontonumrene indtastes direkte.
Hvis der ønskes automatisk momstræk kan afmærkes option om dette under Funktioner i Kontoplanen.

Hvis du tilhører kategorien 'de lidt mindre øvede', se da den efterfølgende vejledning med nogle eksempler


a. Ny kladde postering

Den enkle:

1.  Tryk på Ny Post

2.  Vælg konto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.

3.  Vælg en modpost fra dropdown boksen under knappen "Modpost" (f.eks. bank)

4.  Indsæt beløb og korriger bogføringsteksten

5.  Tryk på knappen "Opdater Post".

Effekt: I kassekladden er oprettet en post på 1 linie.


Den dobbelte: 

1.  Tryk på Ny Post

2.  Vælg konto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.

3.  Indsæt beløb og korriger bogføringsteksten

4.  Tryk på knappen "Opdater Post".

Effekt: I kassekladden er oprettet en post uden modpost.

5. Tryk på knappen "Modpost"

6. Vælg modkonto i kontotræet som vises midt i skærmbilledet.

7. Tryk på knappen "Opdater Post"

Effekt: Endnu en post er oprettet i kassekladden som udligner den første post.

Det tilrådes at starte en ny postering ved udpegning af en konto i status-delen for derefter at vælge en modpost i balance-delen af konto-træet.

En undtagelse er hvis en udgift skal fordeles på flere drifts-konti, hvor det vil være mest fordelagtigt at starte med en nedskrivning på banken, for derefter at modpostere de beregnede beløb på de respektive drifts-konti.

Ovennævnte princip er i øvrigt det samme, når moms skal afregnes og konti for salgs- og købsmoms ønskes nulstillet før næste momsafregning.

 

b. Ret kladde postering

1. Udpeg i kassekladden posten der ønskes korrigeret

2. Ret tekst, bilag, dato m.v. i redigeringsboksen

3. Tryk på Opdater Post.

Effekt: Linien i kassekladden er rettet til det ønskede.

 

c. Slet en kladde postering

1. Udpeg i kassekladden posten der ønskes slettet

2. Afmærk Slet nederst i redigeringsboksen.

3. Tryk på Opdater Post.

Effekt: Linien i kassekladden er slettet.

 

d. Indsæt en kladde postering

1. Udpeg stedet kassekladden, hvor en ny post ønskes indsat

2. Afmærk Indsæt nederst i redigeringsboksen.

3. Tryk på Opdater Post.

Effekt: Ny linie indsat i kassekladden på det ønskede sted.

4.  Korriger posten jvfr. procedure for Ret Post.

 

Ved tryk på symbolet i redigeringsboksen midt mellem "Ny Post" og "ModPost", åbnes konto-træet med kontonumre i tillæg til kontoteksten.
I denne udgave af konto-træet vil indholdet af de enkelte konti automatisk blive overført til redigeringsboksen, som for "Ny Post" - men billedet forsvinder ikke ved udpegning af en bogføringskonto, som i "Ny Post" og "Modpost" (hvor alene konto-nummer for modposten overføres).

Denne funktion kan være nyttig i forbindelse med "Indsæt Post" samt inspektion af effekten af en kassekladde tømning, før denne godkendes.

e. Tømning af kassekladden

Når kassekladden har nået et omfang
- hvor det begynder at knibe med overskueligheden, 
- eller terminen for momsafregning er nået (d.v.s. 30/6 eller 31/12)
er det på tide at bogføre kassekladden.

Det er i øvrigt god skik minimum at tømme kladden den sidste dag pr. kvartal, hvor bankerne normalt udsender konto-udskrifter, som kan anvendes for afstemning med kladden.
Et månedligt interval kan også være fornuftigt afhængig af mængden af finansbilag.

Undgå sporadisk tømning af kassekladden efter få bilag når der ikke findes materiale for afsteming af likviderne (kasse, bank og giro)

Procedure: Tryk på knappen "Tøm kassekladde" øverst i venstre side af redigeringsboksen.

Effekt: Indholdet bogføres og ny tom kassekladde vises sammen med en "Godkendt" knap.

Før der trykkes på "Godkendt" kan anbefales at inspicere kontotræet til sikring af at nøgle-konti (kasse, bank, giro m.fl.) er i overensstemmelse med det forventede.

Hvis ikke dette er tilfældet gå da tilbage til start-menuen og aktiver igen "Finans"
- og den gamle kassekladde er tilbage med sidste opdatering
- ret det fornødne
- og prøv så igen at tømme kassekladden.

Ved aktivering af "Godkendt" fanger bordet. og det er ikke længere muligt at komme tilbage.

Husk til sidst at udskrive bogføringsjournalen, som det er god skik at indsætte i regnskabsmappen efter sidst bogførte bilag sammen med en bemærkning om at nøglekonti er afstemte (bank, giro).
Denne bemærkning bevirker at man ikke skal lede efter en eventuel afvigelse i forhold til bank-udskrift før dette sted.

 

Redigering af kontoplanen

Tryk på "Rediger" i toppen af menuen, og et nyt skærmbillede visende kontoplanen i et hierakisk træstruktur vises sammen med en redigeringsboks.
- eller afmærk menupunktet "Rediger kontoplan" under Funktioner.

a. Primo poster

I balancen er muligt at indsætte primo-poster, hvilket vil sige åbningsposter for et nyt regnskab.

Principielt er samtlige Aktiver positive primo-tal, som udlignes at de Passive posters negative primo-tal.

D.v.s. at hvis der indsættes 100.000 kr. i banken og 50.000 kr. på giro'en, kan dette udlignes at en egenkapital (= Reserver primo året) på -150.000 kr.

Hvis standard kontoplanen fra Finanscentralen anvendes, bemærk da at skillelinien mellem Aktive og Passive konti er gruppen Moms, hvori samtlig konti er markerede som passive, selvom salgsmoms principielt er en aktiv konti.  Dette er gjort for nemmest at kunne overkue momsafregningen. Undlad venligst at korrigere salgsmomsen!

b. Budget poster

I resultat-delen er på samme plads som primo-posterne i balance-delen mulighed for at indsætte budgettal for de forskellige driftskonti.

Effekten af dette vil være synligt ved udskrift at en Resultat-opgørelse, som kan vise status på år-til-dato bogføringer sammenholdt med årets budgettal.

Dette er et nyttigt redskab for administrator at medbringe til et bestyrelsesmøde.


c. Ret konto

Efter udpegning af en konto i konto-træet kan indholdet ændres fra redigeringsboksen.

Når "Ret Konto" nævnes før "Ny Konto" i denne vejledning, er det fordi det principielt skal tilrådes at korrigere ikke ønskede konti - før helt nye oprettes i en standard kontoplan.

 

d. Ny konto

1.  Udpeg stedet i konto-træet, hvor en ny konto ønskes indsat.

2. Afmærk om den nye konto skal indsættes på samme niveau eller næste niveau

3. Registrer tekst, debet/kredit, salgs/købs-moms - og mest vigtigt et nyt konto nummer.

4. Tryk på Opdater Konto.

 

e. Slet konto

1. Udpeg kontoen der ønskes slettet.

2. Marker "Slet" nederst i redigeringsboksen

3. Tryk på Opdater Konto.

I menuen findes funktioner for visning af kontoplanen med kontonumre m.v.

Redigering af kontoplanen afsluttes ved tryk på knappen "Slut redigering".
Hvis der er ubalance i åbningstallene (= primo posteringerne) vises en fejlmeddelelse herom.

 

Andre bogføringsfunktioner

a.  Årsafslutning

Årsafslutning af regnskabet aktiveres fra Funktioner/Afslutning.
Hvis sidste års resultat ikke er flyttet til konto for Egenkapital, gøres dette automatisk før et nyt resultat indsættes.

Effekt: Resultat-delen nulstilles og nye primo-tal dannes for bogføring sammen med første kassekladde for det nye regnskabsår.

b.  Aktuelt regnskab

Skift imellem indeværende og sidste års regnskab
- der kan alene bogføres i indeværende års regnskab

c:  Skift kassekladde

Skift mellem 2 disponible kassekladder, hvor anvendelsen er tænkt som følger:
- i kladde 1 kan opsamles de sidste transaktioner fra det næsten afsluttede regnskabsår
- mens de nye transaktioner for det nye regnskabsår opsamles i kladde 2.

d. Næste bilagsnummer
Kan redigeres fra Funktioner således at der ikke behøves skiftet til Rediger Kontoplan.
En alternativ mulighed er blot at indtaste et nyt bilagsnummer i bilagsnummer-feltet, når en ny post redigeres. Bilagsnummeret bliver husket og registreret, såfremt nummeret er større end det sidst anvendte.

Udskrifter og andre funktioner

Udskrifter

- Bogføringsjournal
- Kassekladde
- Kontoplan  (udskrift: Kontoplan)
- Kontoudtog
- Resultat
- Balance

Bogføringsjournalen bør udskrives efter hver kassekladdetømning, da denne indeholder resultatet af sidst foretagne bogføring (= indhold af den netop tømte kassekladde), hvilket måske gør at der ikke er så meget at bruge em udskrift af kassekladden til.

Udskrift af Kontoplanen kan udføres fra 'Redigering af kontoplan' i henholdsvis resultat og balance-delen. Denne udskrift kan alene udføres af den aktuelle regnskabsår.

Kontoudtog kan udskrives for en bestemt periode i det aktuelle regnskabsår, og for enkelte konti i såvel det aktuelle som det forløbne regnskabsår.

Resultat- og balance udskrifterne er faktisk så gode, at de for de fleste foreninger vil kunne disse uden redigering i et årsregnskab (vælg det afsluttede regnskab)
Når der udskrives resultat og balance for et ikke afsluttet regnskab, vises år-til-dato tallene sammen med budgettal, som kan indtastes under Rediger Kontoplan.

Såfremt årsregnskabet ønskes opsat på en anden måde, er det muligt at markere at udtrækket skal ske til et Excel Regneark.

Opsætning (fra Kontoplan)

Funktion hertil findes  i dropdownlisten 'Funktioner'

- den aktuelle regnskabsperiode
- næste bilagsnummer for kladde 1
- næste bilagsnummer for kladde 2  (sjældendt anvendt)

 

Optioner (fra Kontoplan)

Funktion hertil er den nederste på dropdownlisten 'Funktioner'

a.  Adgang bestyrelse/revision - bevirker at bestyrelsen (og revisor udrustet med adgangskode som bestyrelsesmedlem) vil kunne inspicere det aktuelle regnskab herunder foretage udskrifter. Default er at disse har læseret.

b. Skriveret revisor - bevirker at revisor (+ bestyrelsen) så længe denne markering er sat vil kunne opdatere rigtigt - hvilket vil sige at ændringerne ikke bare forsvinder igen, som når revisor/bestyrelse kun har læseadgang.

c. Automatisk momstræk - se beskrivelse for den øvede bogholder under kassekladde.

- flere optioner kan være tilføjede. 

Anden hjælp
Generelt
Medlemmer
Terminer
Takster
Betalinger
Målere