Hjælp
Takster Hjælp
TaksterTakstbladet er det centrale modul for al
"Gør-det-selv" fakturering.
Når 'Redigering' er aktiveret, forvandles Takstbladet til et
opkrævningsværktøj, hvorfra Administrator kan klargøre fakturaer, udføre
fakturerings- og rykkerprocedure m.v.
Foreningens medlemmer vil opleve takstbladet som normalt takstblad indeholdende
relevante oplysninger om foreningens kontingenter, afgifter og gebyrer.
Det er muligt at linke til til takstbladet fra foreningens hjemmeside.
Link udleveres af webmaster ved forespørgsel.
For at skelne imellem de 2 tilstande af takstbladet, refereres til:
- det interne takstblad (administrators opkrævningsværktøj), og
- det eksterne takstblad (det som medlemmerne ser)
Som for medlemslisten er det administrator der bestemmer hvilke datafelter
og overskrifter de enkelte kolonner i takstbladet skal have, samt hvilke
datafelter der skal være inkluderede i det interne henholdsvis det eksterne
takstblad. Yderligere har adminstrator mulighed for at skjule hele
afgiftsrækker i det eksterne takstblad.
Behov herfor vil fremgå senere i beskrivelsen af takstbladets indhold.
Takstbladet kan maksimalt indeholde 99 afgifter incl. overskrifter.
Der kan beregnes op til 18 faste afgifter + 6 faste gebyrer, og yderligere 6
supplerende afgifter + 3 supplerende gebyrer pr. medlem, hvilket burde være
tilstrækkeligt for opkrævning af 10 måneds rater i et varmeværk eller en
boligforening hvorunder der holdes styr på restancer og aconto indbetalinger.
Der findes dedikerede felter for faste henholdsvis supplerende restancer samt faste og supplerende aconto indbetalinger pr. medlem i tillæg til de faste/supplerende afgifts-felter.
Opkrævningsværktøjet er så avanceret, at der kan foretages en årsafslutning i et
vandværk, hvor tidligere betalt aconto fratrækkes samtidig med at ny aconto
rate opkræves.
I samme kørsel kan foretages supplerende opkrævning af en tilslutningsafgift
eller kvartalets flytteopgørelser.
Specielt for boligforeninger er det muligt at foretage fordeling af summen af
faste afgifter på de enkelte lejemål - måske med m2 som fordelingsnøgle.
Afgifterne i takstbladet fordeles standard i 3 grupper, nemlig
- hvor gebyrerne er fælles for faste og supplerende
afgifter, og
- forskellen imellem faste og supplende afgifter er at de supplerende afgifter
kan udfaktureres med kort tidsfrist
- hvilket vil sige inden for en uge (se uddbyning herom efter skemaet)
- den supplerende regel om kort tidsfrist gælder også rykkere og
flytteopgørelser
Datafelterne i takstbladet er vist i nedenstående skema.
Administrator kan som i medlemslisten redigere i overskrifterne i de enkelte
datakolonner, således at indholdet svarer til forbrugernes forventninger /
foreningens kotume for hvorledes det eksterne takstblad bør præsentere
sig.
| No. | Datafelt | Indhold | Bemærkning |
| 1 | ID | Alias nummmer Tildeles automatisk Se uddybning |
Sortering i grupper efter Alias nummer. F00, G00 og S00 er overskrifter Alias kan redigeres og sorteres |
| 2 | Type | Liste | F01 - Fxx : Faste afgifter G01 - Gxx: Gebyrer (fælles for faste og supplerende) S01 - Sxx: Supplerende afgifter |
| 3 | Betegnelse | Tekstfelt | Betegnelse for afgiften eller kontingentet. Tekst for beskrivelse af den faste afgifter, eksempelvis "Kontingent 2. halvår" til anvendelse i beløbslinien for afgiften på PBS-fakturaer. |
| 4 | Takst | Beløb | Takst med eller uden moms Se optioner |
| 5 | Moms | Ja/nej | Markering af om afgiften er excl. eller incl. moms Anvendes kun hvis foreningen er momspligtig. |
| 6 | Pr. | Info (optionel) | Pr. år, pr. kvartal, pr. m3 o.s.v. Optionel information på takstbladet om afgiften Anvendes ved specifikation på PBS-fakturaer. |
| 7 | Frekvens | Liste (optionel) | Årlig, halvårlig, kvartal, sporadisk m.v. Alternativ felt 6 (Pr.) som info på takstblad Anvendes ikke ved specifikation på PBS-fakturaer. |
| 8 | Fra | Dato | Den opkrævede afgift dækker perioden Fra - Skal minimum være til stede på første afgifts-linie i en opkrævning. Optionelt for de følgende afgifter |
| 9 | Til | Dato |
Den opkrævede afgift er for perioden Fra - Til |
| 10 | Forfald |
Dato |
Forfaldsdato skal være anført på første afgiftslinie i opkrævningen. Optionelt
for de følgende afgifter. Der skelnes imellem 'kort og lang tidsfrist' |
| 11 | Termin Aconto |
Liste over terminer Check om Aconto Se uddybning |
Liste over terminer Årsopgørelse, 1. Rykker, Kontingent opkrævning m.fl. kan
oprettes fra genvej til Terminer. Anvendes som overskrift på PBS-fakturaer. I samme felt kan markeres om opkrævningen er Aconto |
| 12 | Status | Info | Oprettelse, klargøring, fakturering m.v. Info om sidste hændelse for den pågældene afgift |
| 13 | Tilknytninger | Nøglefelter fra Medlemslisten Se uddybning |
De 9 nøglefelter i medlemslisten kan markeres som udtryk for hvem der skal
betale en given afgift eventuelt reguleret af Faktor x. Bemærk at mere end en medlemstype kan markeres. |
| 14 | Formel | Optionel Instruks Se uddbyning |
/Periodisering |
| 15 | Skjul | Ja/Nej | Administrators mulighed for at skjule en afgiftsrække i det eksterne takstblad |
Sortering på Alias:
I stedet for ID-numre anvendes et
Alias nummer i 3 grupper, indenfor hvilke afgifterne automatisk sorteres.
D.v.s at man kan bytte rundt på rækkefølgen af afgift nr. F01 og F03 ved at
ændre F01 til F03 og F03 til F01.
Det er også muligt at flytte en Supplerende afgift til en Fast afgift efter
ovenstående princip - når afgiftstypen samtidig ændres fra Supplerende til
Fast afgift.
Forfaldsdato (kort og lang tidsfrist):
Forfaldsdato skal være anført på den
primære afgiftslinie i opkrævningen, hvilket almindeligvis vil være første
afgiftslinie. Hvis der er tale om en rykkerkørsel, betragtes rykkergebyret
dog som den primære afgift.
Supplerende afgifter kan udfaktureres med kort tidsfrist, hvilket i
PBS-terminologi vil sige at fakturaen udskrives som en papir-regning
uanset om medlemmet måtte være tilmeldt PBS, hvor information om
opkrævningen sker via meddelse på medlemmets månedlige bankkontoudskrift
med efterfølgende automatisk træk fra medlemmets bankkonto på forfaldsdagen.
En supplerende afgift vil altid blive udfaktureret 'med kort tidsfrist'
uanset om forfaldsdatoen måtte være i næstkommende måned. Forfaldsdato for
faste og supplerende afgifter skal være forskellige.
En rykker vil altid blive udfaktureret som 'med kort tidsfrist'
En flytteopgørelse vil ligeledes blive udfaktureret 'med kort tidsfrist'.
Forfaldsdato for faste
afgifter er med 'lang tidsfrist' da disse opkrævninger formodens at
være planlagt i god tid.
Hvis en fakturering er planlagt med forfald den 5. februar, er sidste tidsfrist
for udfaktureringen 20. januar, således at medlemmer tilmeldt PBS får oplysning
om trækket i det månedlige bankkontoudskrift pr. ca. 1. februar.
I Foreningscentralens TotalPBS service er det i øvrigt således, at medlemmer
der ikke er tilmeldt PBS får regningene tilsendt som almindelige
papir-regninger fra PBS.
Med kort tidsfrist er det muligt at udføre en opkrævning den 10. februar med
forfald 3 dage senere.
Tilknytninger:
Nøglefelterne medlemstype, Info1, Info2, X1,
X2 og X3 i medlemslisten er dedikerede for udpegning af hvilke medlemmer
der skal betale et bestemt kontingent eller afgift i takstbladet - eventuelt
reguleret af beregningsfaktorerne Faktor1-3.
Det er muligt på listerne 'Medemstype', Info1 og Info2 at udpege mere end et
emne pr. afgift.
Hvis en multi-udpegning ønskes ophævet, kan dette ske ved først at markere alle
(og Ret) og derefter ny udpegning (og Ret).
Det er selvfølgelig også muligt at oprette flere Takst-records med forskellige
afgifter for samme termin, som så tilknyttes forskellige medlemstyper.
Tilfældet kunne være at det ikke er muligt at opstille en matematisk korrekt
beregningsfaktor for taksterne.
I dette tilfælde kunne tænkes at administrator ønsker at skjule nogle af
afgiftslinierne i det eksterne takstblad!
Terminer:
Opkrævningsterminerne er specificerede i sit
eget skærmbillede hvortil genvej fra overskriften "Terminer".
Terminerne er vigtige for foreninger, der ønsker at Foreningscentralen
varetager opkrævningerne.
For "Gør-det selv" anvendes Terminerne til:
- specifikation af overskrift for opkrævningen (de øvrige oplysninger under
terminer anvendes ikke)
- bortset fra definitionen af gebyrer for Rykker-1 og Rykker-2 og
dermed identifikation af en rykkerkørsel
- og nok mest for vandværker identifikation og specifikation af en
flytteopgørelse.
Hvis overskriften for en termin ikke er specificeret, anvendes standardiserede
overskrifter på PBS-regningerne, hvilket eksempelvis er Kontingent opkrævning
for foreninger.
Formler:
Formlerne er en supplerende instruks om
afgiftens beregning, hvor p.t. er specificeret følgende:
/Fordeling
til fordeling af fællesomkostninger blandt de tilknyttede medlemmer, hvor
taksten er fællesomkostningen.
Efter faktureringen vil den grundlæggende fordelingsnøgle blive
tilføjet fordelingsparamereret, eksempel /Fordeling=0,01 som udtryk for at
omkostningen måske blev ligelig fordelt blandt 100 medlemmer.
Fordeling kan også foretages ved tilknytning af en beregningsfaktor, måske
antal m2 i en lejlighed.
/Periodisering hvorefter den pågældende afgift periodiseres i forhold til ind- og udmeldelsesdato for det enkelte medlem. Hvis hverken ind- eller udmeldelsesdato er anført for et medlem, foretages ingen periodisering
/Rater=X hvor
X kan være 2, 4, 6, 8, 10 eller 12.
Denne instruks kan eksempelvis resultere i at en vandafgift der beregnes som
Takst * Alle medlemmer * Skønnet årlig vandforbrug automatisk deles med X og
dermed det specificerede antal rater.
/Max=X hvor
X eksempelvis er 1000.
/Min=X hvor X måske også er 1000.
Hvis Faktor1 eksempelvist indeholder Målt eller Skønnet forbrug, betyder dette
at en M3 afgift kan beregnes for en takst for de første 1000 m3 (=Max) og
forbruget over 1000 beregnes med en laveret takst (=Min)
Formler kan anvendes for faste og supplerende afgifter, men ikke gebyrer.
Check endvidere optioner, som kan være bestemmende for om en formel
udføres eller ej.
Eksempelvis skal "Periodisering mulig" være anført som option, før det er
muligt at anvende formlen /Periodisering.
Hvis flere formler ønskes aktiveret for en og samme
afgift, adskilles disse med ; (semikolon)
Eksempel: /Periodisering; Rate=2
Kombinationen /Fordeling; /Periodisering er ikke lovlig, da det ikke
vil være muligt at konstruere en korrekt grundlæggende
fordelingsnøgle, men kombinationen /Fordeling; Rater=2 er OK.
Redigering af takstbladet (interne/eksterne)
Redigering af overskrifter i det interne og eksterne takstblad:
1. Tryk på Redigering (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')
2. Under Funktioner (ny dropdownbox til venstre
for Rediger-knappen) vælges først
a. Det interne takstblad, hvor Indhold og
Overskrifter af de enkelte datakolonner
kan specificeres/ændres
b. Det eksterne
takstblad, hvor udseendet af det normale takstblad
kan opsættes for bestyrelsen,
medlemmer og eventuelt gæster.
3. Tryk så på OK pr. opdatering og endelig på
Slut redigering.
Redigering af afgifter:
En opdatering udføres som følger:
1. Tryk på Redigering (teksten på Redigering skifter til 'Slut redigering')
2. Tryk på ">>" ud for det afgiften,
og 2 nye felter, nemlig "Ret" og "Slet" kommer frem.
a. Ret måske taksten og tryk så på
"Ret"
b. Ønskes afgiften slettet, trykkes på
"Slet"
3. Oprettelse af en ny afgift eller et nyt gebyr
a. Tryk på Knappen
"Ny" eller "Nyt Takst" i øverste venstre hjørne af takstbladet
- og en ny linie
indsættes til sidst i takstbladet med betegnelsen "Nyt takst"
- Alias for den nye
afgift vil være X00
b. Ret betegnelsen, vælg afgiftstype,
suppler øvrige oplysninger og tryk så på "Ret"
- Alias X00 ændres
automatisk til Fxx, Gxx eller Sxx afhængig af valgt afgiftstype.
4. Tryk så på Slut redigering.
Faktureringsfunktionene er alene tilgængelige for Administrator og aktiveres gennem 'Redigering', hvor et tekstfelt med teksten 'Opdatering' kommer til syne midt i skærbilledets menu-panel.
Ved aktivering af pilen i højre side af 'Opdatering' fremkommer en liste med følgende indhold:
Fremgangsmåden for de ovennævnte funktioner er fælles, nemlig at der eksempelvis trykkes på Klargøring, foretages afkrydsning af de afgifter der ønskes klargjort og efter følgende trykkes på knappen Klargøring i Takstbladets øverste venste side, hvorefter funktionen udføres.
Ditto for Fakturering, 1- og 2. rykker samt Nulstilling, hvor indholdet af aktiveringsknappen i takstbladets øverste højre hjørne skifter til Fakturering, 1-Rykker, 2-Rykker henholdsvis Nulstilling.
Klargøring fungerer som fakturering uden at der
gennemføres en egentlig fakturering.
De berørte afgifter pålægges de enkelte medlemmer ifølge de opstillede regler,
og ligger nu klargjort til fakturering, og kan besigtiges på
Betalingsoversigten, hvor de enkelte afgifter er markerede med status
'Klargjort'.
Fra Betalingesoversigten er det nu muligt at foretage ændringer i enkelte
medlemmers pålagte afgifter/kontingenter.
Et eksempel hvor dette kunne anvendes, er hvor et medlem kun skal betale det
halve i kontingent og formlen /Periodisering ikke er anvendt.
Fakturering gennemløber de markerede afgifter ifølge
de opstillede regler og lægger disse ud på de berørte medlemmer med status
'Faktureret'.
Systemet foretager automatisk markering af faste afgifter der er modne til
fakturering.
Skulle forfaldsdag ikke matcher 'lang betalingsfrist' anmodes bruger om at
indtaste en ny forfaldsdag.
En supplerende opkrævning kan udføres samtidig med fakturering af faste
afgifter.Hvis den enkelte afgift allerede er klargjort,
skiftes status fra Klargjort til Faktureret og det klargjorte beløb udtages til
fakturering for det enkelte medlem.
Herefter udskrives på skærmen indholdet af faktueringen uden
adresseinformation til brugers kontrol.
Hvis noget mangler trykkes på Fortryd ellers OK, hvorefter specifikation af den
foretagede fakturering sendes til administrators email.
'Gør det Selv' brugeren bliver nu bedt om at downloade PBS-betalingsfil til sin
lokale PBS-Mailbox, hvorfra indholdet sendes til PBS, mens
'Servicebureau' brugeren får meddelse om at betalingsfilen er sendt til PBS.
Det er ikke meningen at 'Servicebureau' brugen skal anvende disse funktioner -
men muligheden er tilstede.
Rykker-1 kørsel gennemføres standard 2
uger efter betalingsfristens udløb og omfatter forfaldne faste og
eventuelt supplerende afgifter i samme kørsel.
Rykker-2 kørsel gennemføres standard 2 uger efter forfaldsdag
for skyldige Rykker-1 markerede beløb.
Udgangspunktet for en rykkerkørsel er et Gebyr med Terminen 'Rykker-1'
henholdsvis 'Rykker-2' som allerede vil være afkrydset, ved aktivering af
Rykker1/2.
Procedure for udfakturering af rykkere er som for Fakturering.
Nulstilling er en oprydningsfunktion, hvor beløb markerede som
'Betalte' på Betalingsoversigten automatisk slettes, når denne funktion
aktiveres.
Ved afmærkning af et eller flere afgifter, slettes det
aktuelle afgiftsbeløb pr. tilknyttet medlem med den aktuelle status. Flere
skyldige beløb af samme afgiftskategori, kan faktisk forekomme, hvorfor altid
det sidste beløb.
Samtidig er det muligt at rette status fra eksempelvis Forfalden til
Faktureret, eller Rykker-2 til Rykker-1; men kun i et skridt ad gangen.
Et eksempel på hvornår status ønskes ændret, er at Fakturering er udført - men
fortrudt, da visse afgifter ønskedes korrigeret først. D.v.s. at status ændres
til Klargjort for samtlige afgifter, rettelserne udføres og ny fakturering
udføres, som nu er OK.
'Gør det selv' brugeren er nødt til selv løbende at foretage oprydning.
Faktureringstekstertil udskrift efter selve
fakturaspecifikationen, kan indtastes i feltet vist nederst i takstbladet før
"Fakturerings-knappen" aktiveres. Dette kunne være en meddelelse til
medlemmerne, indkaldelse til den kommende generalforsamling el.
lign.
Under Terminer er det muligt at indrykke mere permanente standard meddelelser -
herunder rykkermeddelelser for første og anden rykker.
- som så eventuelt korrigeres umiddelbart før fakturaen udstedes.
OBS: Hvis der i den forudgående faktureringsperiode har være afgang af medlemmer - herunder fraflyttede forbrugere i et vandværk - husk da at slette disse medlemmer eller sæt medlemstypen til blank (ingen tekst), såfremt disse ikke ønskes medtaget i faktureringen.
Hvis der i medlemslisten er sat en dato for udmeldelse el. lign. vil denne oplysning blive brugt til en eventuel periodisering af kontingentet/afgiften frem til udmeldesdagen - og opfattes således ikke som en besked om undlade fakturering af det pågældende medlem.
Derfor slet udgåede medlemmer som ikke ønskes faktureret.
Netfakturering er et
alternativ / et supplement til PBS-opkrævning, nærmere beskrevet under Betalinger,
hvor en funktion findes for udsendelse af fakturaer til medlemmerne pr. email
med en anvisning om betaling via NetBank.
Fakturaerne kan forsynes med en kodelinie for elektronisk registrering som en
FI-indbetaling.
Hvis denne funktion ønskes anvendt, skal faktureringsgrundlaget forinden være
klargjort som beskrevet i dette afsnit, hvor følgende særligt bedes bemærket:
a. Taksterne skal være klargjort til fakturering; d.v.s. at Status pr. takstlinie skal fremstå som "Klargjort, Faktureret evt. Forfalden" før det er muligt at fremstille en NetFaktura.b. En rykker skal ligedes være "Klargjort" før en rykkerfaktura kan fremstilles som NetFaktura.
Dette udføres ved at ændre Status pr. takstlinie til "Rykker1" eller "Rykker2" på tidligere udfakturerede, nu "Forfaldne" terminer.
Ændring af Status på en takst og samtlige underliggende klargjorte, evt.
udfakturerede beløb udføres fra "Redigering", hvor Status på de enkelte takster
efter tur ændres med et efterfølgende tryk på "Ret".
Det er ikke muligt at ændre Status i mere end ét niveau i op- eller
nedad-gående retning ad gangen!
Faktureringstekster kan forberedes under Terminer som for
NetFakturaer.
Endelig er der Kontoudtoget, endnu en funktion under
Betalinger, som har et lignende layout som NetFakturaen, hvor overskriften
"Kontoudtog" kan ændres til "Faktura", "Regning", "Kontingent Opkrævning" el.
lign. efter behov.
Kontoudtoget er beregnet for udskrift på papir.
Hvis et kontoudtog ønskes anvendt som Faktura, kan indholdet klargøres efter samme retningslinier som beskrevet for Netfaktura.
Det er ikke muligt at tilknytte en Faktureringstekst til et kontoudtog, som beskrevet for PBS-opkrævninger og NetFakturaer.
Øvrige funktioner
- redigering af optioner
Funktion hertil er den nederste på dropdownlisten 'Funktioner'
Optioner:
a. Takster er default incl. moms
- bevirker at moms-typen ved oprettelse af nye takster markeres som incl. moms
b. Ingen moms på takster excl. moms
- denne regel gør at en forening kan køre et mix af afgifter med og unden moms
- forudsætningen er at default moms (pkt. a) er markeret som incl. moms.
c. Aconto kaldes forudbetaling
- hvis begrebet Áconto er ukendt i en forening anvendes ordet 'forudbetaling' i
stedet hvor relevant
- hvilket vil sige på PBS-fakturaer.
d. Fakturering Basis-PBS
- Foreningscentralen supporterer efter speciel aftale Basis-PBS som alternativ
til Total-PBS.
e. PBS-faktura med CVR-nummer
- SE/CVR nummer vil blive indsat på samtlige PBS-fakturaer i en separat linie
f. PBS-faktura med Sted-1
- feltet LF1 (se medlemsliste) vil blive indsat på PBS-fakturaerne
- relevant for vandværker og sommerhusforeninger, hvor dette felt som oftest
indeholder adressen på ejendom eller sommerhus
g. PBS-faktura med Sted-2
- feltet LF2 (se medlemsliste) vil blive indsat på PBS-fakturaerne
- alternativ til LF1 for ejendom/sommerhusadresse.
h. Muligt at periodisere afgifter
- skal markeres hvis formel /Periodisering skal have effekt.
i. Muligt at specificere afgifter
- skal markeres hvis det ønskes at en beregningen af afgift skal vises
specificeret på PBS-regningerne